את התיקים האישיים של כל העובדים הפנסיונרים והגמלאים יש לשלוח לארכיון לאחסון (סעיף 17 לחוק הפדרלי מס '125-F3). עובד במחלקת כוח אדם מחויב להכין תיקיות עם מסמכים ולהעבירם לעובד מורשה בארכיון מיד ליד.
נחוץ
- - תיקיות;
- - קלסר;
- - עיפרון;
- - מלאי;
- - העברת מלאי.
הוראות
שלב 1
לפני הגשת תיקים אישיים לארכיון, הכינו בקפידה את כל המסמכים הזמינים שנותרו במחלקת כוח האדם לאחר פיטורי העובדים. החקיקה קובעת מועדים מסוימים במסגרתם יש צורך להעביר את התיקים האישיים של העובדים לאחסון ארכיוני. הם לא יעלו על 12 חודשים לאחר שהפיטורים התרחשו.
שלב 2
סדרו כל תיק אישי בסדר כרונולוגי הפוך. אם במהלך העסקה העמוד הראשון היה בקשה שנכתבה על ידי עובד למשרה, במסמכי ארכיון העמוד הראשון יהיה מכתב התפטרות.
שלב 3
כל הגיליונות מקופלים בסדר הנכון, תיק עם קלסר, מספר לפי הסדר. ערוך מלאי על גיליון נפרד. הזן את כל העמודים המאוגדים של הקובץ האישי שלך תחת המספר הסידורי.
שלב 4
צרף את המלאי בראש כל העמודים. אם אתה ממלא תיק אישי לכל עובד בנפרד, הניח אותו בתיקיית קרטון, באותיות גדולות גדולות כתוב את האות הראשונה של שם המשפחה של העובד ואת שנת הפיטורים.
שלב 5
כאשר מעבירים תיקים לארכיון, מותר להכניס מספר תיקים של עובדים בדימוס לתיקייה אחת, אך מספר הגיליונות בו לא יעלה על 250. בתיקייה אחת, הכניס את התיקים של עובדים בגמלאות לשנה אחת, ששמם מתחיל עם אותו אות. רישום כזה של קבצים אישיים משמש לרוב בארגונים גדולים, בהם עוברים זרם גדול של כוח אדם במשך שנה אחת.
שלב 6
עבור כל המקרים המוכנים, ערוך גיליון העברה ובו טופס מאוחד. בעמודה מס '1 רשמו את המספר הסידורי של כל מקרה, בעמודה מספר 2 - האינדקס של כל מקרה לפי המינוח, מספר 3 - שם כותרות התיקים, מס' 4 - תאריכים, מספר 5 - מספר הגיליונות שהועברו לכל מקרה לגופו, מספר 6 - תקופות אחסון, מספר 7 - תוספות או הערות קיימות.
