רישום המסמכים להגשה לארכיון מתבצע לאחר סוף השנה. לפיכך, מסמכים מוכנים לאחסון בקשר לכללים שנקבעו. תלוי בזמן האחסון, כמו גם בערך המסמכים, התיקים הושלמו במלואם או על פי מערכת פשוטה.
הוראות
שלב 1
ערכו רשימת מקרים למסמכים של אחסון זמני (עד 10 שנים כולל). בדקו את נכונות היווצרות התיק (האם ישנם מסמכים עם תקופת אחסון קבועה). השאירו את התיקים בתיקיות, יש לנתח אותם באופן שיטתי לפי המינוח של המקרים ואין צורך למנות אותם. התיקים מועברים לארכיון על פי המינוח של המקרים.
שלב 2
במקרי אחסון לטווח ארוך (מעל 10 שנים), מתבצע הדברים הבאים:
1. כריכת המארז (חגור בתיקייה קשה או כיסוי עם חוט חזק בארבעה חורים או ניתן לכבול).
2. מספור הגיליונות (מבוצע בעפרון גרפיט שחור בפינה הימנית העליונה, מבלי לגעת בטקסט המסמך).
3. עריכת כתובת אישור (ציין כמה גיליונות נחתמים, האם יש נזקים, סימן ותאריך).
4. עריכת מלאי פנימי של מסמכים (לתיקים הכוללים מסמכים יקרי ערך במיוחד, תיקים אישיים, שיפוטיים וחקירות וכו '). בסוף המלאי ציינו את מספר המסמכים בתיק ואת מספר גיליונות המלאי.
5. רישום כל פרטי כריכת התיק (שם המוסד, היחידה המבנית, אינדקס פקידותי של התיק, כותרת התיק, חיי מדף התיק.
שלב 3
ערוך מלאי למסמכים של אחסון קבוע או ארוך טווח. עליו לכלול את מספר התיק האישי, וכן לחשוף את תוכנו והרכבו בכותרת התיק. על המלאי לציין גם את תקופת האחסון של התיק. ציין את מספר התיקים ואת מספר התיקים הראשונים והאחרונים, חתימה ותאריך. נערך מלאי נפרד לתיקי כוח אדם.
שלב 4
הגש את הקבצים שהוכנו לארכיון. פקיד הארכיון בנוכחותך יבדוק את מספר התיקים על פי המינוח או המלאי, יערוך כתובת אישור, יסמן את מספר התיקים החסרים, יקבע את תאריך הקבלה והעברת התיקים. המלאי מאושר על ידי חתימות האנשים שביצעו העברת וקבלת תיקים.
