למרות שפע ערוצי התקשורת, הדואר האלקטרוני נותר האמין ביותר למגעים עסקיים. חסרונו הברור לפני מגע מילולי הוא שהמקבל יכול פשוט להתעלם מהמכתב. כדי לא לכתוב את הריק, חשוב להכיר את כללי ההתכתבויות העסקיות בדוא ל.
הנושא הוא הראש
האפקטיביות של התכתבות עסקית אלקטרונית תלויה במידה רבה בנושא הנכון. לאחר שגלילה ברשימת ההודעות שנשלחו, הנמען כנראה ישאיר מכתב ללא נושא בסוף יום העבודה, ויעדיף כותרות חשובות יותר.
הנושא במתכונת "מאלכסנדר", "עבור ויטלי" וכותרות מופשטות אחרות מתאימים רק אם הנמען ממתין למכתב ובשיחה שהתקבלה לאחרונה התבשר על שליחת המידע החשוב הקרוב. בכל המקרים האחרים, נושאים כאלה מצערים. הם אינם משקפים את סיבת הערעור, את מהות המכתב ואת החשיבות.
משפט מוגדר היטב של 2-4 מילים נחשב לנושא טוב. לדוגמא: "טיוטת דוח לאישור", "הצעה מסחרית של חברת LLC" Business-Trade "," על אספקת צפחה "," צפחה. הצעה לבדיקה ".
ללא קשר למטרת הערעור, על כותב המכתב להקפיד למשוך תשומת לב. אז, מציין "דחוף!", "במאי באופן אישי", "חשוב!" יש לציין בשורת הנושא רק במקרים שבהם למסר באמת יש משמעות קיצונית, ולא רק עבור השולח, אלא גם עבור הנמען. אם כל מכתב מאותו איש קשר מלווה בסימני תשומת לב לא מוצדקים, הנמען יפסיק להגיב להם, ובמקרים קיצוניים, ישלח אותם לרשימה השחורה או ינתב מחדש לכפופים.
עִרעוּר
האימייל אמור להתחיל בהודעה. חובה להשתמש בשם המלא של הנמען ולכתוב אותם ללא טעויות. פונה קשוב שהבחין בטעות כתיב בשמו בוודאי יאבד את אמונו במחבר הערעור ועניין בהמשך הדיאלוג.
כדי למנוע את זה, אפילו עם דיוור המוני, אין להזניח לקרוא את טקסט המכתב המקדים לפני שליחתו. שגיאות לרוב יכולות להסתתר במקרה של סיום במקרה של כתובת, כתיבת שמות משפחה מורכבים. ללא קשר למעמד המקבל, נכון יותר ליישם לפי שם ופטרונימי, אם הם אינם ידועים, אז מותר להשתמש בקונסטרוקציות ניטרליות מסורתיות: "אחר הצהריים טובים", "שלום". אם המחבר ומקבל המכתב מתגורר באזורי זמן שונים, הערעור הבא מותר: "יום טוב", "שעה טובה".
מעריך את הזמן שלך ושל אנשים אחרים
על המייל להיות קצר, ברור ונטול פרטים מעצבנים או מיותרים. איכות זו חשובה במיוחד במקרים בהם התכתבות אלקטרונית משמשת התחלה לשיתוף פעולה עסקי, ולא המשכו.
בפסקה הראשונה של הערעור, על המחבר להציג את עצמו אם התכתובת לא נערכה בעבר או הופסקה זה מכבר. העיצוב האופטימלי לכך הוא הביטוי המסורתי: "אתה מודאג מוואסילי קוזנצוב, עובד סחר עסקי. ברצוני להמשיך בשיחתנו על בחינת ההצעה לאספקת ערוץ ".
יתר על כן, יש להציג את ההצעה עצמה באופן תמציתי ככל האפשר, וכמקור מידע מורחב, יש לצרף למכתב הצעה מסחרית.
יש לחלק את כל המחשבות השלמות במשפט באופן הגיוני לפסקאות, להזין רשימות, להשתמש בהדגשה ותחתון מודגש, מה שמשפר את תפיסת המידע של הקורא ומקטין את הזמן לטבול בנושא. בדרך כלל, דוא ל מכיל לעיתים רחוקות יותר מ 3-5 פסקאות.
בנייה סופית
הגיוני לסיים מיילים עם פרידה מעסק בסגנון: "בברכה, …", "בכבוד רב, …" וכו '. אך במילות פרידה כמו "תמיד שלך, …", עליכם להיות זהירים ככל האפשר, מכיוון שטון לא רשמי והתכנסות יתרה יכולים להיות דו-משמעיים עבור המקבל.
יש לצרף את החתימה לפרטי יצירת קשר. חשוב לציין מספרי טלפון, פקס, האתר הרשמי של הארגון המיוצג, כמו גם כתובת דואר אלקטרוני גיבוי, מכיוון שהנמען רואה את כתובת הקשר במכתב עצמו.
אין לפרמט את המחשבות המופיעות בתהליך הכנת המסמך בכתב העת. כידוע, ביטוי כזה של רעיונות מאוחרים לכתיבה מתאים רק בהתכתבויות אישיות. והקלדה אלקטרונית מאפשרת לך לשנות את תוכן הטקסט של הערעור בכל עת. השתמש באות P. S. עלול להיתפס באופן שלילי על ידי הנמען, שלא בלי סיבה, עשוי לחשוב שהמוען פנה זמן כדי לכלול מידע הרמוני במכתב והחליט להסתפק בכתב פוסט מהיר.
