שיתוף פעולה עם שותפים זרים כבר הפך לנורמה עבור מפעלים רוסיים. לכן גם חילופי המשלחות, המהווים חלק מתהליך העבודה, הם תופעה שכיחה למדי. אך אם אתם מארחים את השותפים הזרים או הרוסים בפעם הראשונה, עליכם לקחת בחשבון כמה ניואנסים כדי שלא יפריעו ליצירת קשרים עסקיים ויקלקלו את הרושם מהפגישה.
הוראות
שלב 1
יש לשלוח הזמנה לפגישה מוקדם ככל האפשר, גם אם הושג הסכם מקדים. זה סימן שאתה מעריך מאוד את הזמן של השותפים שלך ומכבד את העיסוק שלהם.
שלב 2
לאחר קבלת האישור, ציין את מספר חברי המשלחת המגיעה. עדיף שתקבל רשימת אורחים עם ציון המיקום וההנחיות בפיקוח. בחר את הרכב המשלחת שלך בהתאם לרשימה זו, מבחינת מספר זה צריך להיות זהה למשלחת האורחים. שוחח עם האורחים איזו שפה הם מעדיפים לתקשר ודאג לעצמך מתורגמן, גם אם האורחים יבואו עם מתורגמן משלהם.
שלב 3
למד על תחום האחריות והמיומנות של כל אחד מהאורחים שלך. שותפים זרים, ככלל, מקפידים מאוד על שמירת שרשרת הפיקוד הרשמית, לכן עליכם לקבל מושג ברור באילו נושאים מורשה אורח זה או אחר לדון.
שלב 4
הכן והסכים לרשימת הנושאים שתצטרך לדון בהם. אסוף את כל החומרים והמסמכים הנדרשים לך. החליטו על אילו מסמכים יחתמו כתוצאה ממשא ומתן, ודונו באיזה אופן הם יתנהלו: משך זמן, הפסקות.
שלב 5
בחר חדר נוח על סמך מספר האנשים שמשתתפים בפגישה. לכל אחד מהם צריך להיות מקום בו הוא יכול להכיל בנוחות, כי בין ההפסקות תצטרך לשבת כמה שעות. וודאו כי במהלך הפגישה מוגשים תה, קפה, ביסקוויטים, וכוסות ומים מינרליים על השולחנות. אם לאף אחד לא אכפת, אל תשכח להכניס את המאפרות.
שלב 6
בקש מהאורחים שלך הסכמה להקלטת שמע של הפגישה, לא ניתן לבצע אותה ללא אישור. שב אורחים מול דלת הכניסה, הניואנס הפסיכולוגי הזה יאפשר להם לא להרגיש לחוצים. בקש לא להיות מוסחת משיחות טלפון חיצוניות במהלך המשא ומתן. הכן יומנים ועטים לאורחים.
שלב 7
אל תכריח את האורחים לחפש אותך כשהם מגיעים לנקודת המפגש. מישהו חייב לפגוש אותם בלובי הבניין וללוות אותם לחדר בו יתקיים המשא ומתן.
