להתכתבויות עסקיות יש תכונות המבדילות אותה מהודעות פרטיות. סגנון התקשורת הרשמי, התייחסות בשם ופטרונימי, הקפדה על כללי האיות והפיסוק הם הבסיס למכתב עסקי נכון.
הוראות
שלב 1
עדיף להתחיל את האות במילים "יקרים (ים) …". אם אתה צריך ליצור קשר עם אדם בדרגה גבוהה יותר, הקפד לעשות זאת בשם ובפטרונימיקה. כדי לתקשר בקלות בחיים, אתה צריך לשמור על נימה רשמית בהתכתבויות עסקיות. אם פתאום המכתבים יגיעו למנכ"ל, הוא יופתע בצורה לא נעימה לראות ברכה כמו "היי, אחי."
שלב 2
כשאתה פונה לאדם אחד, כתוב באות גדולה: אתה, אתה, שלך, אתה וכו '. הפניות מרובות הן תמיד קטנות.
שלב 3
הטון של המכתב צריך להיות רציני ודיסקרטי. אל תיכנס עמוק לתיאור מפורט של תהליכי העבודה, כתוב לנקודה. אל תוריד זמן יקר מהבן שיח על ידי ספר מחדש את הפרטים שאינם זקוקים לו.
שלב 4
השתמש בגופנים סטנדרטיים ובשחור בעת כתיבה. טקסט בצבע קשת אינו קל לקריאה. אם אתה רוצה להדגיש ביטוי כלשהו, כתוב מולו "אני מסב את תשומת ליבך ש …".
שלב 5
אל תשתמש בסמלי הבעה. הם רלוונטיים רק בהתכתבויות ידידותיות. מבחינתה עדיף להשאיר נימה הומוריסטית וביטויי סלנג ("סבון" - דואר אלקטרוני, "מתכנת" - מתכנת וכו ').
שלב 6
התחל את מכתבך בהצהרת מהות הבעיה. רק אז שאל את כל השאלות שלך.
שלב 7
נסה להכניס 1/3 גיליון A4 בגופן שנים עשר. קשה לקרוא אותיות מגושמות. לעתים קרובות הם לא נקראים עד הסוף, או מדלגים על פסקאות שלמות. אם אתה צריך לכתוב על הרבה, פרק את המידע למספר הודעות.
שלב 8
הסוף הטוב ביותר למכתב עסקי "בברכה, שם פרטי ושם משפחה." אם אתה מתקשר בדוא"ל, הקפד לכתוב חתימה שתלווה את כל המכתבים. צריך להיות:
- שם משפחה, שם, במידת הצורך - פטרונימי;
- עמדה;
- שם החברה;
- הכתובת;
- טלפון;
- מידע נוסף - סיסמה, משאלה וכו 'אם היא מסופקת על ידי הסגנון הארגוני.
שלב 9
בדוק פיסוק ואיות. אם אינך בטוח לגבי הפסיקים, בנה את המשפט בצורה שונה או חלק אותו לשניים. עדיף להחליף מילה חשודה במילה נרדפת.
