אם ברצונך לשלוח מכתב לא לאדם אחד, אלא למספר חברי צוות העבודה שלך, תוכן המכתב צריך להיות שונה במקצת מהמקובל. כמו כן, זכרו להקפיד על כללי ההתכתבות העסקית.
הוראות
שלב 1
ערוך רשימה של עמיתים שברצונך לכלול ברשימת התפוצה שלך. בדוק אם כל המוענים רלוונטיים לנושא הנוכחי. לעומת זאת, אתה יכול לדלג על אדם שצריך לקבל מידע על משהו באמצעות המכתב שלו. למד את מעגל בעלי העניין. החליטו איזה עמית לעבודה תשים בשדה "הנמען" ומי בשדה "עותק". בדרך כלל, המנהלים הישירים נכתבים בעמודה "הנמען", ומי ששולט בתהליך או משתתף בו בעקיפין, כמו גם עובד מעוניין פשוט, בשדה "העתק".
שלב 2
חשוב כיצד לארגן את שמות הנמענים. זה יהיה הרבה יותר קל עבורך אם לחברה שלך חוקים נקבעים ספציפיים בעניין זה. אחרת, ניתן לקבוע את סדרם בדרכים שונות. לדוגמה, שים את שמות המשפחה שלהם בסדר אלפביתי. ניתן להשתמש בעקרון הוותק. עדיף למצוא מכתב כלשהו מהמזכירה המופנה למספר נמענים ולראות כיצד הוא עושה זאת. סביר להניח שזהו הסטנדרט הבלתי נאמר של החברה שלך.
שלב 3
ציין את נושא ההודעה. זה אמור לשקף בקצרה את תוכנו. לאחר מכן, עבור לגוף המכתב. פעל לפי כללי ההתכתבות העסקית. תגיד שלום לצוות בנימוס ותעבור לנושא.
שלב 4
כתוב רק על המקרה. אל תחמיצו פרטים חשובים, אך אל תדללו את ה"מים ". תעריך את הזמן של הקולגות שלך. אם, כדי להבין טוב יותר את מהות המסר שלך, עליך להיות מודע להתכתבויות אחרות, הצב הצעות מחיר בתחתית המכתב. אל תשכח להיפרד ולאחל לכולם יום פורה בעבודה.
