לארגון מכל צורת בעלות יש זרימת עבודה משלו בצורת סט ניירות מסוגים שונים, שמוסדרים על פי עיקרון מסוים. תזכיר דורש התייחסות מיוחדת בעת ניסוח.
מה זה תזכיר
נייר עסקי בצורת תזכיר הוא אינפורמטיבי וממליץ באופיו. זה מסופק לממונה המיידי או לראש הארגון. את התזכיר ניתן לערוך בהוראות ההנהלה וביוזמת העובד.
המסמך מורכב מעובדות ספציפיות ביחס לנושא ספציפי. ברוב המקרים התזכיר הוא דעתו הסובייקטיבית של העובד, המוגדרת בכתב. לעיתים, לאור האירועים המתרחשים במפעל, חשוב ביותר למנהל לדעת את דעותיהם של הכפופים בכדי להתאים את פעולותיהם הנוספות. העובדים נדרשים להרכיב לבד תגובה מפורטת, בתוספת רעיונות והמלצות משלהם.
באשר לנושא הדיווחים, זה יכול להיות שונה: ממסירת מידע חד פעמית לדיווח תקופתי. בניגוד להערות הסבר ושירות, ניתן להשתמש בתזכיר בתוך הארגון או למלא תפקיד של מסמך דיווח לרשות גבוהה יותר.
הסיבה לעריכת המסמך
תזכיר נערך כתוצאה מתהליך חסר שליטה, שעלול לפגוע בארגון. אז העובד יכול להביא באופן דומה את כל המידע לידי הממונים. לדוגמא, זה יכול להיות היעדרות מרובה של אדם אחראי או התעלמות מהגשמת היעדים המתוכננים, מה שכמובן יכול להשפיע לרעה על ביצועי המיזם כולו. באופן כללי, המסמך נועד להפוך לאות לשינוי המדיניות הפנימית, המיושמת בימים אלה על ידי ההנהגה.
איך לערוך נכון תזכיר
בדרך כלל מסמך מורכב ממספר חלקים. ראשית, יש לנסח בבירור את הסיבה שהייתה הסיבה לכתיבת התזכיר. הוא מתאר את המצב הספציפי ומפרט את העובדות. אז מומלץ באופן די ברור להביע את דעתך לגבי המתרחש. יחד עם זאת, יש צורך לנתח את המצב מכל עבר ולהציע פיתרון משלך לבעיה.
יש להציג את כל המידע בצורה תמציתית, תוך שמירה על הנושא של מה שקרה. עיוות המציאות והבעת השערות שאינן נתמכות בבסיס ראיות אינן מקובלות.
המסמך מונח על גיליון בפורמט A4 עם ציון החובה בפינה השמאלית העליונה של שם היחידה. בפינה השמאלית העליונה, עליכם למקם מידע אודות המוען של ההערה. מעט למטה, משורה אדומה, כתוב שם המסמך ומספרו, כמו גם מקום ההידור, באותיות גדולות.
לאחר מכן, המידע מוגדר בצורה די חופשית, הנתמכת בחתימת העובד שהכין את המסמך.
לפני שליחת התזכיר, מומלץ לבדוק היטב את מציאות כל הנסיבות הנ ל.
