ניהול זמן הוא הכללים של ארגון עצמי על ידי עדיפות לרשימות מטלות. ישנן דרכים שונות לארגון עצמי, והן תלויות במי שאתה: מנהיג, שחקן או מנהל "בדרג בינוני". מאמר זה יתמקד בניהול זמן למנהלים.
מנהיג, פרילנסר, יזם עצמאי, מקבל באופן עצמאי החלטות ונושא באחריות אישית כלפיהם, לכן חשוב לו לקבוע סדרי עדיפויות, להגדיר יעדים ולהיות מסוגל להאציל את מה שלא דורש את השתתפותו האישית.
טכניקות ניהול זמן למנהל:
מערכת ABC
אוסף רשימות מטלות עדיפות. ענייני עדיפות א 'הם סופר חשובים. ענייני עדיפות "B" הם פשוט חשובים, ואז "C" אינם עניינים חשובים. כל המשימות מהרשימה מבוצעות לפי סדר עדיפויות ולא ניתן לעבור לקבוצה הבאה עד שתשלים את המשימות מהקודמת. עם רשימת המטלות הזו בסופו של יום או למחרת, קל לנתח כמה זמן הושקע בביצוע הדברים החשובים ביותר וכמה זמן שמבזבז על השאר. מערכת ABC מעולה לתכנון יומיומי.
מטריקס אייזנהאואר
המהות של מטריצה זו היא שהפעילויות והפעילויות מחולקות לקבוצות הבאות:
- "דחוף וחשוב". הם צריכים להיעשות קודם.
- "חשוב אבל לא דחוף." אלה מעשים ופרויקטים שמקדמים אותנו, בהם נוכל להתפתח. אתה צריך לעשות דברים כאלה באופן שיטתי, הם לוקחים המון זמן. אפשר להסיח את הדעת מעניין חשוב אך לא דחוף רק לעניין דחוף וחשוב (1).
- "דחוף אבל לא חשוב." זה כל מה שמסיח את דעתנו מעניינים חשובים. מקרים כאלה אינם מביאים לנו שום תועלת; יש להאציל את יישומם ככל האפשר.
- "לא דחוף ולא חשוב." עדיף לא לעשות דברים כאלה עד שהם הופכים "דחופים וחשובים" או "חשובים אך לא דחופים".
מטריקס אייזנהאואר מתאים לתכנון יום או חודש.
טריק נוסף של ניהול זמן של הראש -
מטריקס בוסטון
הוא משתמש בשני קריטריונים:
- תועלת (האם העסק רווחי כרגע?);
- פרספקטיבה (האם המקרה מבטיח?). המשמעות היא שאין תועלת מיידית מהפרויקט, אך זה אפשרי בעתיד.
ובהתאם לתשובות לשאלות אלה, הפרויקטים מחולקים לקטגוריות:
- פרויקט רווחי ומתפתח הוא קטגוריית הכוכבים.
- פרויקט שדורש הרבה כוח עבודה להטבות עתידיות הוא הקטגוריה בעיית הילד. אולי לא יהיה שום משמעות בעתיד מ"ילד קשה ", אבל אם הכל יסתדר, הוא יביא תוצאות-על ויהפוך ל"כוכב" חדש.
- פרויקטים שמביאים הטבות, אך אין להם סיכויים - "פרות במזומן".
- פרויקטים - "כלבים". פרויקטים אלה גוזלים מאמצים רבים, אך אין להם אפשרויות פיתוח ואינם מביאים יתרונות.
על פי העיקרון של מטריצת בוסטון, יש לשים לב בעיקר לפרויקטים - "כוכבים", מ"כלבים "שאנחנו מסרבים כליל. אם "הילד הקשה" הופך ל"כלב ", יש לנטוש אותו גם. פרויקטים של פרות מזומנים זוכים לתשומת לב רבה ככל שהם דורשים, אך לא יותר. פרות במזומן יכולות גם להפוך לכלבים ולטפל בהן בהתאם.
