מסמכים יוצאים הם מכתבים רשמיים שהארגון שולח לכתובות צד שלישי (ספקים, צרכנים, רשויות רגולטוריות וכו ') או עמיתים מערים אחרות. ככלל, שני עובדים שותפים באחריות לטיפול בהתכתבות זו: המהדר והפקיד. הראשון אחראי להכנה והסכמה על הטקסט. השני רושם את המכתב, שולח את המקור ליעדו ושומר עותק שירות.
נחוץ
- - טופס החברה;
- - המחשב עליו מותקן עורך הטקסט;
- - יומן רישום של תיעוד יוצא.
הוראות
שלב 1
אם אתה מהדר
הכן טיוטת מסמך. מכתבים יוצאים יכולים להיות יזומים ומגיבים. במקרה הראשון, אתה מתחיל (יוזם) התכתבויות עם ארגון אחר או אדם ספציפי בכל נושא רשמי. על מכתב התגובה להכיל מידע התואם לבקשה שהתקבלה.
שלב 2
הדפיסו את המכתב כפול על נייר המכתבים של הארגון שלכם. וודא כי החלק העליון של המסמך, מה שמכונה "כותרת ראשית", מעוצב כהלכה. בנוסף לפרטי החברה, הממוקמים בטופס בצד ימין, הם כוללים את נתוני הנמען ואת כותרת המכתב.
שלב 3
בפינה השמאלית העליונה הקלד את הכותרת, את ראשי התיבות ואת שם המשפחה של מי שאליו נועד המסמך, את כתובת הארגון או האדם. הליך ציון המידע צריך להיות זהה, למשל:
"למנכ"ל חברת" וולנה"
I. I. סידורוב
רחוב רבוכאיה, 37, משרד ארבעה עשר, סרטוב, 109235.
שלב 4
מימין, תחת פרטי הארגון שלך, הצב את כותרת המכתב. הוא צריך להיות קצר, ומשקף בבירור את תוכן הטקסט. לדוגמא: "על ביצוע בדיקה מתוזמנת למצב התברואתי של בניין" או "על מתן מידע על בתים הזקוקים לתיקונים גדולים."
שלב 5
התחל את הטקסט הראשי על ידי פנייה אל הנמען וציין את הסיבה שבגינה נשלח אליו מכתב זה. לדוגמא: “איבן איבנוביץ’ היקר! אנו מודיעים לך על בדיקה מתוזמנת של המצב הסניטרי של הבניין המושכר ב- 14 בינואר 2011”.
שלב 6
אם יש קבצים מצורפים למסמך היוצא, רשום אותם אחרי הטקסט הראשי, למשל: "מצורף ב -3 עמודים. בעותק אחד. " בתחתית העמוד האחרון של הטקסט, יש לציין את יוצר המסמך. ככלל, מחבר המכתב מקליד את שם משפחתו, ראשי התיבות וטלפון העבודה קטן מהגופן הראשי.
שלב 7
בדוק את המכתב עם מקבלי ההחלטות בארגון שלך לכל כיוון. לדוגמא, מסמכים הכוללים הוצאות כספים מאושרים על ידי רואה חשבון, ותשובות לבקשת משרד המס חתומות על ידי עורך דין. עובדי הארגון שמאשרים את המכתב שמים את החתימות האישיות שלהם עם תמליל על העותק השני בסוף הטקסט, מתחת למקום להוצאת ויזת הראש. לאחר קבלת האישורים הנדרשים, המסמך היוצא חתום על ידי ראש הארגון.
שלב 8
הגש את המסמך המוסכם והחתום לפקיד. אם ברצונך לשמור עותק, הדפס עותק נוסף. בקש מהפקיד לפנות עליו מספר יוצא.
שלב 9
אם אתה פקיד
קבל את המכתב היוצא מהמקור. בדוק את זמינותם ונכונותם של הפרטים העיקריים, אשרות אישור, מידע אודות היוצר וחתימת המנהל. שימו לב לנוכחותם של קבצים מצורפים למכתב.
שלב 10
רשום את המידע על המסמך ביומן הדואר היוצא. אם הארגון שלך עבר לניהול מסמכים אלקטרוניים, המשך בהתאם להוראות תחזוקת מסד הנתונים. אין כללי רישום מחמירים לספר יומני נייר מסורתי. עם זאת, בפועל, לרוב משתמשים בטבלה עם העמודות הבאות:
- התאריך;
- מספר המסמך היוצא;
- נמען;
- סיכום (כותרת);
- יוצר המסמך;
- הערה.
שלב 11
המספר היוצא נוצר באופן הבא. ראשית, ציין את מספר רשימת המניות של התיקיה בה מאוחסנים עותקים של הודעות יוצאות. כתוב את המספר הסידורי של אות מסוימת דרך מקף או קו נטוי. תקבל: "01-14-256" או "01-14 / 256", כאשר 01-14 הוא מספר התיק, 256 הוא מספר המסמך.
שלב 12
הזן את המספר היוצא בשורה המיוחדת של הטופס. לקבלת מכתב תשובה, הקפד לציין גם את מספר המסמך הנכנס אליו הוא משויך. אטמו את העותק הראשון של המכתב (ללא אשרות אישור) במעטפה ושלחו אותו לנמען. הגש עותק של המסמך בתיקיית הקבצים המתאימה.
