בתום הפגישה יש לערוך פרוטוקול על מנת לקבוע את סדר היום של הפגישה, את ההחלטות שהתקבלו, את התנאים שבהם ייושם וכו '. חשוב לערוך את הפרוטוקול מיד לאחר הפגישה., ולא לדחות "למאוחר יותר." טוב אם מזכירה מקצועית יכולה לשמור את הפרוטוקול. עם זאת, אם זה לא המקרה, אנשים אחרים שיודעים כללים מסוימים לשמירת פרוטוקולים של פגישות יכולים לעשות זאת.
הוראות
שלב 1
על האדם שלוקח את פרוטוקול הפגישה להיות מודע לכל ההחלטות של פגישות העבר על מנת להבין את ההיגיון של ההחלטות שהתקבלו. אם אתה לוקח פרוטוקול בפגישה, קח עותקים של הפרוטוקול של כמה פגישות קודמות. בפגישה, תעד מיד את הפריטים שעל סדר היום.
שלב 2
ליד כל פריט על סדר היום, רשמו את כל המחשבות שהתבטאו במהלך הפגישה. ניתן לעשות זאת בקצרה מכיוון שהפרוטוקול יסוכם לא במהלך הפגישה, אלא לאחריה. העניין של הערות אלה הוא שאיתם לא תחמיץ אף מחשבה חשובה שבאה לידי ביטוי. רשום גם את שמות הדוברים כדי לזכור מי אמר מה ובאיזה נושא. כתוב רק עובדות מהצהרות, לא דעות אישיות או הנחות.
שלב 3
עצם ביצוע הפרוטוקול צריך להתרחש מיד לאחר הפגישה, כדי שלא יישכחו נקודות חשובות או שהרשומות לא יאבדו. על הפרוטוקול להכיל תיאור קצר של הפגישה בסגנון עסקי. לשם כך השתמשו בדיבור עקיף, כתבו הכל בזמן עבר: "השני איבנוב ציין ש …".
שלב 4
תוכן הפרוטוקול צריך להיות מורכב מ:
1. "כובעים" המציינים את מטרת המועד ותאריך הפגישה, לפעמים מציינים גם את שעת התחלת הפגישה;
2. רשימות הנוכחים ולא הנוכחים;
3. סיכום ההחלטות שהתקבלו - המציין את יוזמי ההחלטות הללו.
