יש להכין בקפידה פגישות עסקיות, פגישות, ועידות ולקיים אותן כמתוכנן עם הסכם מקדים על התאריך, המקום והשעה. אם פגישה מבוטלת או נדחית, יש להודיע על כך לכל השותפים באמצעות שליחת הודעה בכתב או בעל פה.
נחוץ
הודעה בכתב או בעל פה
הוראות
שלב 1
בפגישה דנים או מתוכננים סוגיות עדכניות של הארגון או נפתרות בעיות חירום עם השותפים. תכננו כל פגישה מראש. אם קבעת פגישה עם מומחים מובילים או ראשי אגפים מבניים ואתה מתכנן לקיים את הפגישה בתוך הארגון, הודיעו למזכירה או לפקיד על ביטול או דחיית הפגישה. כל העובדים האחראיים יקבלו הודעה על ידי אינטרקום. אין צורך להסביר את הסיבה ולהתנצל.
שלב 2
אם הסכמת לקיים אירוע עם שותפים והודעת להם על כך מראש, עליך ליידע מראש על ביטול הפגישה בצורה פשוטה בעל פה או בכתב.
שלב 3
הנכם מחויבים ליידע את השותפים על הסיבה לביטול הפגישה המתוכננת, ליידע את התאריך, המקום והשעה החדשים של הפגישה ולהתנצל בכנות.
שלב 4
שותפים עסקיים מעיר או אזור אחר חייבים לקבל הודעה על דחיית או ביטול הפגישה לפני שיספיקו לטוס או לצאת לפגישה.
שלב 5
אם השותפים שלך אינם יכולים להשתתף בפגישה מתוכננת, עליהם להודיע לך בצורה פשוטה או בכתב, לציין תאריך שיהיה להם נוח לפגישה, להציע התנצלות כנה ולספק סיבה לביטול הפגישה.
שלב 6
היכונו היטב לפגישה החדשה שלכם. בטל את כל נסיעות העסקים, הפגישות, קבע את השעה כך שהאירוע לא יחזור על עצמו. אם תדחה באופן שיטתי אירועים חשובים, לא תמלא את תנאי ההסכם, השותפים עשויים לראות בך אדם חסר אחריות לחלוטין ויש להם את הזכות לחשוב על יכולת ההמשך לשיתוף פעולה עסקי עם החברה שלך.
שלב 7
התייחס לכל פגישה, פגישה או פגישה באחריות מלאה. מסרבים לקיים פגישות בזמן רק במידת הצורך.
