החלטות חשובות המתקבלות בפגישה, פגישה או פגישה צריכות להיות רשומות בפרוטוקול, כך שניתן יהיה לקחת אותן לביצוע. לשם כך, ראשית כל יש צורך לערוך נכון את הפרוטוקול, תוך תשומת לב רבה הן לטופס והן לתוכן המסמך. למרות היעדר צורה אחת, יש כאן כמה מוזרויות.
הוראות
שלב 1
הכן גיליונות נייר A4 או נייר מכתבים של החברה (למסמכים פנימיים). זה יחסוך ממך צורך להזין פרטים מלאים באופן ידני (שם הארגון, כתובת וכו '). במרכז העליון של הסדין, כתוב מיד את השם "דקות", ומתחתיו, באותיות קטנות יותר, תאר בקצרה את המהות - הנושא העיקרי של הפגישה. ציין את התאריך והמיקום של האירוע. כעת התחל למלא את חלק ההקדמה החובה, הנוגע לרישום משתתפי הפגישה המעורבים ישירות בקבלת החלטות כלליות.
שלב 2
בהתחלה, כתוב את שם המשפחה, השם הפרטי, הפטרונימי ותפקיד המנהיג (יו"ר הישיבה). באותה מתכונת, ציין את פרטי המזכירה שלוקחת את פרוטוקול הישיבה. יתר על כן, בחלק "השתתף", רשום את כל מי שלקח חלק בפגישה (שם מלא, תפקיד). במקרה של מספר רב של משתתפים, שרשימתם לא תתאים לדף, יש לציין את המספר הכולל, ולצרף את הרשימה המלאה במסמך נפרד. אל תשכח ליצור קישור אליו בסוף הפרוטוקול בסעיף "נספח". הצב את קטע "סדר היום" כחסימה הבאה בדקות. כאן, ברשימה ממוספרת, ציין את כל הנושאים לפגישה זו.
שלב 3
מלא את תוכן הפרוטוקול בהתאם למהדרין המצוינים בסדר היום. כל אחת מהפסקאות צריכה להכיל שלושה חלקים. בראשונה שבהן ("האזינו"), תן את הטקסטים של הדוחות והקפד לציין את השמות וראשי התיבות, כמו גם את עמדות הדוברים. בסעיף "דוברים", במתכונת דומה, ציינו משתתפים אחרים בפגישה שלקחו את הדיבור במהלך הדיון. בסעיף הבא שכותרתו "הוחלט", ציין את ההחלטות שהתקבלו במהלך הדיון, ציין את מספר הקולות "נגד", "בעד" או "נמנע". לאחר מכן, הצב את חתימותיו של יושב ראש הישיבה והמזכיר.
