ההחלטה על כל פגישה מחייבת מבחינה משפטית רק אם היא פורמלית בפרוטוקול. פרוטוקול ישיבות ההורים, אסיפות בעלי בתים או בעלי מניות, כמובן, שונה בתוכנם, אך הדרישות לטופס תמיד זהות בערך.
כתוב בטיוטה
לא תמיד נוח להקליד על מחשב במהלך פגישה, ולכן ניתן לכתוב את הפרוטוקול בטיוטה תחילה. ניתן להזין מידע מסוים לפני תחילת הפגישה. למעלה כתוב את המילה "דקות", ממש למטה - שם הפגישה והתאריך. עוד למטה משמאל, כתוב את המילה "השתתף". אם צפויה להתקבל החלטה ברוב מוסמך או פשוט בסגל, ציין כמה אנשים היו צריכים להיות נוכחים. זה חשוב, למשל, כשמדובר בפגישה של בעלי בתים שעליהם להחליט כיצד לנהל את הבית, לגבות כסף לתיקונים גדולים וכו '. כתוב את סדר היום שלך למטה. אם בכוונתך לדון בסוגיות שעדיין אינך יודע עליהן, הוסף את הפריט "שונות". במקרים מסוימים, יש לציין את מגבלת הזמן.
לאחר תחילת הפגישה
כתוב כמה אנשים נמצאים וכמה צריכים להיות. תחת סדר היום, כתוב את המילה "האזין" והניח נקודתיים. רשמו את השאלות, שמות הדוברים וסיכום הנאומים, נקודה אחר נקודה. הדוברים עשויים להתבקש להגיש את נאומיהם מראש. רשום בפרוטוקול את השאלות שנשאל לכל מגיש ואת התשובות. באשר לפתרונות, ניתן להזין אותם לאחר כל שאלה או כחסימה אחת בתחתית הפרוטוקול. הקפד לציין כמה אנשים הצביעו "בעד", "נגד", כמה נמנעו. על פי ההחלטות, כתוב את שמות היו"ר והמזכירה, והזן את התאריך. במקרים מסוימים נדרש לציין את שמות כל חברי הנשיאות.
הקלד טקסט במחשב
בעת הקלדה במחשב, המזכירה בדרך כלל עורכת את הטקסט. נסו לערוך אותו כך שהוא לא ישבור את המשמעות. זה נכון במיוחד לגבי החלטות. אין טופס אחיד לרישום פרוטוקולים, אך בדרך כלל חלים הכללים הבאים:
- הטקסט מוקלד בגודל 14 נקודות במרווחים אחד או אחד וחצי;
- יישור הטקסט הראשי - משני הצדדים;
- יישור כותרת - מרוכז, מספר המשתתפים - מימין;
- פסקאות מתחילות בקו אדום.
הקלד את הטקסט, אל תשכח להשאיר מקום לחתימות של היו"ר והמזכירה, כמו גם לשים תמלילי חתימות. שים את התאריך בתחתית. הדפיסו את הפרוטוקול ותנו ליו"ר ולמזכיר לחתום עליו. ישנם מקרים בהם מתקיימת פגישה בהיעדר. במקרה זה, הטקסטים של הנאומים אינם כתובים. שאר הפרוטוקול נערך באותו אופן.
