פעולות מינהליות של המעסיק הקשורות לפעילות העבודה של עובדים - העסקה, פיטורין, הענקת חופשות, שינוי היקף העבודה, הפעלת קנס או הכרזה על הכרת תודה - הן רשמיות לפי פקודות ההנהלה. לצורך ניהול נכון של זרימת העבודה בכוח אדם, יש צורך לערוך, לאחסן ולקחת בחשבון הזמנות באופן כשיר.
הוראות
שלב 1
זהה אדם בארגון שיהיה אחראי על טיפול, אחסון והקלטת רשומות כוח אדם. זה יכול להיות ראש מחלקת כוח אדם או עובד בשירות כוח האדם, כמו גם ראש החברה עצמו. צור הזמנת הקצאת תפקידים לעובד, שיקף אותם בתיאור התפקיד, הכיר לאיש המוסמך את המינוי.
שלב 2
הכן ספרים לרישום הזמנות כוח אדם ופעילויות עיקריות. הזן את הרישומים הבאים במרשם ההזמנות: - מספרים סידוריים ותאריכי סימנים;
- מספרים סידוריים של הזמנות;
- תפקידים ושמות של אנשים המאשרים את הפרויקט;
- סיכום ההזמנות. עקוב בקפדנות אחר הליך הקצאת מספר סידורי לכל הזמנה עוקבת, אל תדלג על רשומות ואל תכניס מספרים חסרים. בעת ביצוע שינויים, בצע פעולות דומות לתיקונים בספרי העבודה: אל תמחק, מחק או לצייר על גבי רשומות שגויות. כתוב "ערך מספר _ (יום, חודש, שנה) מספר _ (המספר הרגיל של הכניסה) אינו חוקי" ולהלן הערה לגבי התיקונים.
שלב 3
קבע מקום לאחסון טפסים ועותקים מוגמרים. שימו לב שההזמנות הן מסמכים פנימיים, עליהן להישמר מחוץ להישג ידם של עיניים סקרניות. כדי להכיר את תוכן ההזמנות, הזמינו עובדים ישירות לשירות כוח האדם או למחלקת כוח האדם, תנו להם ללמוד את הטקסט ולשים חתימות רק בנוכחות האחראי על אחסון ההזמנות ואחסונם. בתור האחסון הטוב ביותר עבור מסמכים חשובים כאלה, השתמש בארון בטוח או חסין אש, אז תגן על אמינותם של הזמנות וצורות של אחריות קפדנית באופן מהימן.
שלב 4
בהתאם לפקודות הארכיון הרוסי, שמור את הפקודות בארגון למספר השנים הנדרש, ולאחר תום התקופה, השלם את העברת התיקים לארכיון.
