מכתב פתוח הוא ז'אנר של עיתונות עסקית רשמית שקיים בצומת הפרסום הספורטיבי והכתיבה העסקית. לאותיות פתוחות יש מספר מאפיינים סגנוניים שהמבצע צריך להיות מודע להם.
אות פתוחה - הבדלים מהאות הרגילה
מי שרואה בערעורים שפורסמו בתקשורת מכתבים פתוחים טועים. מכתב פתוח שונה במהותו ממאמר, הערת מידע ועמוד טור. החומר מבוסס על קריאה לאיחוד עמדות, פעולה או פשוט ביצוע מידע שאינו מכוסה בפרסום התקשורתי.
לעתים קרובות משתמשים במכתבים פתוחים כדי לפתור נושאים שבסמכות הרשויות הממשלתיות, המבנים העסקיים וכו '. פנייה פומבית של מפקחים ומובילי דעה מאפשרת להוציא את התהליך לפתרון הבעיה מהמשרדים הביורוקרטיים ומחוגי העסקים הצרים אל המישור הציבורי.
יצירתיות פרטנית או קולקטיבית?
מכתב ציבורי יכול להיכתב בשם מחבר יחיד או קבוצת חותמים. ואם במקרה הראשון די בכך שהמבצע יגלה את נקודת מבטו של מודיע אחד, הרי שהשני ידרוש יצירת מערכת מערכת.
לרוב מערכת המערכת מורכבת מיוזמי הכנת מכתב פתוח, יועצים וחותמים על המסמך. על הקבלן לאסוף תחילה את חוות הדעת של כל אחד מהיוצרים, לשלב בצורה הרמונית את כל נקודות המבט למסמך אחד, ואז להסכים על החומר הסופי.
לעיתים קרובות תהליך זה מורחב משמעותית בזמן, ולכן משימת מערכת המערכת היא לשקול את טיוטת המכתב הפתוח בכל פגישה באופן אובייקטיבי ככל האפשר. אגב, ישיבות מערכת המערכת אינן חייבות להתקיים באופן אישי - די בכך שתשלח את טיוטת הערעור ותאסוף את חוות הדעת של כל חברי קבוצת העבודה.
טכניקת כתיבה
בהתאם לסיבת הנאום הציבורי, סגנון המכתב הפתוח יכול להשתנות בין טיוטה למידע ולהסבר. חותמי המסמך צריכים להחליט מראש על יעדי הכנת המסמך.
אם מטרת המכתב הפתוח היא למשוך תשומת לב ציבורית לבעיה ומוענים של המכתב, בסופו של דבר, אינם רק מובילי דעה, אלא גם האוכלוסייה, יש לכלול את המרכיב החברתי במסמך בצורה תמציתית ככל האפשר.. לדוגמא, כאשר מתארים את בעיית השדלנות בשוק התרופות, עדיף להמחיש פנייה לפקידים בדוגמאות לפגיעה ממשית באינטרסים הצרכניים.
עדיף להשלים נושאים מאוד מיוחדים שקשה להבין לאנשים רגילים עם הסברים מיוחדים. אין להזניח אותם, גם אם הנמען מכיר את הבעיה. כך, למשל, העלאת בעיית חוסר המומחיות של תיעוד תכנון לסוגים מסוימים של עבודות בנייה, יש להעיר ולהסביר מדוע זה חשוב לאוכלוסייה.
כתיבה היא הצעד הראשון לדיאלוג
בהמשך הדיון בסוגיות היעדים, אסור לכותבי המכתב לשכוח כי מכתב פתוח הוא סוג של הזמנה לדיון פומבי בנושא. לשם כך, על כותבי המסמך להפגין תחילה את יכולתם ואת שיקול דעתם של מומחים. חשוב להימנע מפרשנויות שגויות, מונחים מעוותים וכמובן מטעויות דקדוקיות בחומר. חוסר זהירות בהכנת מכתב פתוח מבטיח לפנות נגד מחבריהם - התקשורת והציבור עשויים לראות את החותמים כבלתי כשירים או פשוט להתעלם מהערעור.
פרסום מכתב פתוח
לאחר שהמכתב עבר את הגרסה הסופית ואושר לחלוטין על ידי כל החותמים, יש לפרסם את המכתב.האתרים הנפוצים ביותר לפרסום מכתבים פתוחים הם המדיה, אתרי אינטרנט שונים ומגוון רחב של מקבלי רשימת תפוצה. חשוב לבחון אפשרות להפצת המכתב כך שהוא יזכה לתהודה הרצויה.
בעת פרסום בתקשורת, יש לקחת בחשבון את קהל הקוראים, את התפוצה (אם מדובר בעיתון או במגזין), וכן באפשרות לפרסם על בסיס לא מסחרי. פרסום חינם חשוב מסיבות כלכליות בלבד. חתימות "פרסום" או "מסחרי" עשויות להפחית בעקיפין את אמון הציבור בטיעונים במכתב הפתוח. לקורא יש יותר סיכוי לסמוך על חומרים שמתפרסמים בחינם או נכתבים על ידי צוות המערכת.
יש לסרוק את המכתב הפתוח המקורי עם חתימות, המספר הנכנס של הנמען והתאריך ולצרף אותו לניוזלטר בעת הפצת החומר, כך שהתקשורת יכולה להיות בטוחה באמיתות המסמך.
