במהלך פעילויות הייצור שלו, כל מפעל יוצר מסמכים רבים שיש לאחסן במשך זמן מה, ולעתים גם די הרבה זמן. לשם כך יש צורך בארגון הארכיון.
הוראות
שלב 1
צור את התנאים הדרושים לאחסון מסמכים בארכיון. ראשית, יש להגן על החדר מפני השפעה ישירה של אור השמש, רמת הלחות באוויר אינה יכולה לחרוג מהרמה המותרת, וכן יש לסגור גישה לאנשים בלתי מורשים.
שלב 2
שימו לב כי על פי הדרישות למתחם הארכיון, הצבתו אינה מותרת בבנייני עץ, בניינים רעועים, בניינים עם יסודות לחים, עליית גג או מרתפים. יחד עם זאת, יש לבודד את השטח המיועד לאחסון מסמכי ארכיון שונים בבניין המותאם משאר השטחים הנמצאים בבניין זה. כמו כן, אסור להציב את הארכיון בחצרים של הבניין, המאוכלסים בשירותי קייטרינג ציבורי, ארגונים המאחסנים חומרים כימיים או שריפה, מחסני מזון.
שלב 3
אתר את ארכיון הארגון בבניין המותאם או שנבנה במיוחד לאחסון רשומות. יש להסיר את החדר מחפצים מסוכנים בהתאם לבטיחות האש. אלה, למשל, כוללים חניונים, תחנות דלק, מוסכים. כמו כן, לא אמורים להיות חפצים המזהמים את האוויר בסמוך למתחם הארכיון של הארגון.
שלב 4
בבחירת חדר מתאים לארגון ארכיון, קחו בחשבון כי מספר חדרים נפרדים נדרשים להפעלה הרגילה של הארכיון: אחסון ארכיון; מקום לקבלת מסמכים; הנחות לשימוש במסמכים מאוחסנים; חדר עבודה לעובדי ארכיון.
שלב 5
הרחיקו את אחסון הארכיון מחצרות מעבדה, משק בית ותעשייה. יחד עם זאת, שימו לב כי אין בו צינורות אוורור משותפים והוא מופרד מחדרים סמוכים באמצעות קירות ותקרות חסינות אש עם מגבלת עמידות באש לפחות שעתיים. כמו כן, בחדר הארכיון לא נכללים הנחת צינורות ביוב ואספקת מים.
שלב 6
ערכו לארגון האחסון "תקנות לאחסון מסמכים" ואשרו אותו בראש. בנוסף, על פי צו ראש יש למנות אדם שיהיה אחראי על הארכיון. כמו כן, נוצרת ועדת מומחים מיוחדת שתבצע מעת לעת בחינת מסמכים לצורך התאמה לתקופות האחסון שלהם.
