מערכת התיעוד העסקי המאוחד מתוארכת לימי ברית המועצות. באותה תקופה, רוב GOST היו שייכים, המשמשים עדיין עם שינויים קלים בעבודה משרדית מודרנית. לדבריו, מסמכים מנהליים הם אחד מסוגי תיעוד הניהול הדרושים לתפקודו התקין של כל מפעל.
הוראות
שלב 1
הפעילות של כל מיזם וארגון, ראשית כל, חייבת להתבצע בהתאם לחוק ולאותם תקנים החלים הן בכל הארץ או האזור, והן במסגרת חברה בודדת. פעילות זו מוסדרת על ידי תיעוד רגולטורי וניהולי, שסוגיו נקבעים על ידי המסווג הכל-רוסי OK 011-93. לדבריו, תיעוד ארגוני ומנהלי מוקצה בצורה נפרדת הכוללת מסמכים הקשורים ל:
- יצירת או פשיטת רגל ופירוק של מיזם;
- ויסות תפעולי ומידע על פעילותה;
- שכירה, העברה או פיטורים.
המסמכים הארגוניים והמינהליים כוללים: ארגוני, מינהלי, מידע והפניה, מסחרי ומסמכים הנוגעים לפניות ולערעורים של אזרחים, וכן תיעוד על כוח אדם.
שלב 2
תיעוד מנהלי כולל פקודות, החלטות וצווים הנוגעים לפעילות העיקרית של הארגון. כלומר, אותם מסמכים עסקיים בהם מובאים לידיעת העובדים הבודדים או כלל כוח האדם, ההחלטות הניהוליות והניהוליות שקיבלה הנהלת הארגון. הודות לתיעוד המינהלי, מתבצעת אינטראקציה בין מנגנון הניהול של הארגון, חטיבותיו ופקידים בודדים.
שלב 3
כל אחד מסוגי התיעוד המינהלי הוא מעשה נורמטיבי מקומי, שמבסס החלטות חד פעמיות או תקופתיות. אין הבדל חוקי בין פקודה לצו, אך ההחלטה שונה מסמכים מסוג זה, שכן היא אינה מאומצת על ידי הנהלת הארגון, אלא על ידי הגוף הקולגיאלי שלה לפתור כל בעיית ייצור או נושא נפרד.
שלב 4
הזמנות והזמנות מחולקות לאלו המסדירות את פעילויות הייצור וכאלה המתייחסות למדיניות כוח אדם וכוח אדם. מבחינת התוכן, הראשונים מתייחסים לנושאים ארגוניים של פעילות, תכנון, מימון, דיווח, אספקה ומכירה של מוצרים, סחורות או שירותים, וכן לנושאים אחרים בעלי אופי ייצור. השנייה משקפת את האינטראקציה בין ההנהלה לכל עובד בנפרד. אלה כוללים פקודות וצווים לא רק לקבלה ופיטורים, אלא גם הקשורים לחופשות, לוח זמנים, תגמולים או עונשים משמעתיים.
