יש לאחסן כראוי את כל מסמכי הארגון. מערכת ברורה מאפשרת לך למצוא באופן מיידי את פיסת הנייר המתאימה. לסוגים מסוימים של מסמכים יש כללי אחסון משלהם, למשל להזמנות.
נחוץ
תיקיות, קופסאות, נייר, מחשב
הוראות
שלב 1
צור יומן הזמנות שבו יירשמו כל ההזמנות עבור הארגון. היומן חייב להיות מאוגד ומסופר בהכרח, מה שלא כולל כתבי דואר או מחיקת דפים.
שלב 2
היומן חייב להכיל עמודות מסוימות. התוכן המשוער של העמודות יכול להיות כדלקמן: עמודה שבה מספר הערך מצוין לפי הסדר, העמודה עם תאריך ההזמנה, העמודה עם סיכום ההזמנה, העמודה עם מספר ההזמנה, עמודה שבה העובד משאיר חותם על היכרות עם צו זה. בנוסף, ניתן להוסיף עמודה המציינת את מיקום ההזמנה (תיקיות או תיבה).
שלב 3
יש למיין את כל ההזמנות בתיקיות: פקודות קבלה ופיטורי עובדים (פקודות כוח אדם), פקודות המשקפות תמריצים לעובדים, שליחתם לנסיעות עסקים וחופשות, פקודות המשקפות את פעילויות הארגון העיקריות. אם להזמנות יש תקופות שמירה מצוינות, נוצרות תיקיות נפרדות עבורן.
שלב 4
מערכת אחסון ההזמנות חייבת להיות ברורה, שיטתית ולהבטיח את המשכיות המספרים שהוקצו להזמנות. זה נכון במיוחד כשמוציאים את ההזמנה לעבודה. מומלץ לעשות צילום של הצו שנתפס כדי למנוע בלבול.
שלב 5
יש להדפיס את כל ההזמנות על נייר המכתב של הארגון. במקרה זה, חותמת ההזמנה אינה נדרשת. אם ההזמנה מודפסת על דף נייר רגיל, אז חותמת הארגון חייבת להיות עליה.
שלב 6
אם הארגון אימץ מערכת אלקטרונית לאחסון הזמנות, עליה להיות אחידה בכל הארגון. עובדים שיש להם את הזכות לשים את חתימתם על מסמכים אלה חייבים לקבל גישה להזמנות אלקטרוניות. זה מאוד נוח במקרה זה להשתמש ב- EDS (חתימה דיגיטלית אלקטרונית). מומלץ להדפיס את יומן ההזמנות בכל מקרה.
