הזמנה היא מסמך בעל חשיבות מעשית רבה. זה מצביע על פעולה ספציפית כלשהי: העסקת עובדים ופיטוריהם, צעדים משמעתיים, הצורך בהכנסת טכנולוגיה חדשה ועוד. על הפקיד לדאוג לאחסון מסמכים מסוג זה ויכולת למצוא את המסמך הנכון במהירות. לשם כך, לכל הזמנה מוקצה מספר זיהוי ייחודי.
נחוץ
- - הזמנות;
- - יומן יומן;
- - הדרכה בנושא ניהול רשומות כוח אדם;
- - 2 או 3 תיקיות.
הוראות
שלב 1
טופס ההרשמה להזמנות אינו מוסדר בהחלט בחוק. קיימת הוראה סטנדרטית שפרסמה רוסארכיב בתאריך 27 בנובמבר 2000, הקובעת כי מספר הזמנות על ידי כוח אדם ופעילות עיקרית צריך להתבצע בנפרד תוך שנה קלנדרית. אם אתה עובד במשרד קטן, שבו המזכירה מבצעת גם את עבודתו של פקיד, התחל 3 תיקיות ו -3 יומני רישום.
שלב 2
ערכו הוראות לעבודה במשרד. זה יכול להכיל רק כמה פריטים. ציין אילו הזמנות צריך לאחסן במשך 5 שנים, ואילו הזמנות - 75. כתוב לאילו מערכים מחולקים ההזמנות עבור הארגון שלך ואיך החלטת לייעד אותם. הזמנות לפעילות העיקרית ממוספרות בדרך כלל עם מספר רציף, והזמנות כוח אדם - עם מספר ואות. לדוגמה, המספר עשוי להיראות כמו "הזמנה מס '2-l / s" או "הזמנה מספר 2-k". חשוב על ייעודים שונים למסמכים בעלי חיי מדף שונים. לדוגמא, ניתן לסמן לטווח קצר ככוח אדם, ולטווח ארוך - ככוח אדם.
שלב 3
חלק פקודות לפי אנשי צוות לשני חלקים לפי חיי מדף. מסמכים על מתן חופשה סדירה או חינוכית, נסיעת עסקים קצרת טווח, תמריצים וסנקציות משמעת נשמרים למשך 5 שנים. הגש הזמנות לעבודה, העברה, פיטורים, נסיעות עסקים ארוכות וחופשות ארוכות לתיקייה אחרת. רשום את שם התיקיה ואת תאריך התפוגה על כריכות הקלסרים. מלא הזמנות לפעילות העיקרית בנפרד
שלב 4
בחברות גדולות, הזמנות ניתנות על ידי שירותים שונים. תיעוד לפעילות העיקרית, בדרך כלל, נשמר על ידי המזכירה ועל אנשי הצוות - על ידי מחלקת כוח האדם. בהתאם, לכל אחד יש תיקיה משלו וספרי חשבונאות משלו. זה מספיק עבור מומחה משאבי אנוש להתחיל 2 ספרים ו -2 תיקיות, המחלקים מסמכים לפי תקופות שמירה. עם זאת, עם זרימת מסמכים גדולה מאוד, כל תיקיה מחולקת לרוב לפי סוגי ההזמנות. אם הארגון שלך אימץ מערכת אחסון נפרדת, עדיין ספר מספר הזמנות לפי מערך משותף ורשום אותן ביומן אחד.
שלב 5
הזמנות לפעילות העיקרית עשויות לחול לא רק על החברה כולה, אלא גם על חטיבות בודדות. פתח קוד לכל מחלקה או מחלקה. זה יכול להיות אות או מספר. אל תשכח שייעוד ההזמנות לפעילות העיקרית צריך להיות שונה מזה המקובל בניהול רישומי כוח האדם של החברה שלך. במקרה זה המספור נכנס למערך הכללי של "הפעילות העיקרית".
