לצורך הנהלת חשבונות, תפוצה ואחסון של מסמכים שונים, שירותי כוח האדם משתמשים בספרי הזמנות, חופשות, הצהרות והפניות. יומני הרישום הם מסמכים לשימוש פנימי ומאוחסנים במחלקת כוח האדם בארגון, ואדם שמונה במיוחד אחראי על אחסון ואחסון מסמכים אלה.
הוראות
שלב 1
השתמש בטופס יומן הזמנות שאושר על ידי המשרד או תכנן בעצמך. הפוך את הכיסוי מחומר כבד. במרכז הסדין, כתוב את שם הארגון ואת שם הספר. ציין את תאריכי ההתחלה והסיום לכניסה בהמשך. בכריכה האחורית, שיקף מידע על האחראי לאחסון ומילוי המסמך: ציין את המיקום, שם המשפחה וראשי התיבות של העובד.
שלב 2
ודא שלא ניתן לטפל בדפים או להסיר אותם מהמגזין. מספר ומספר את דפי הספר. בעמוד האחרון יש לשים חותם שעווה או מסטיק, לספק תבנית מוכנה להסמכה לראש מחלקת כוח האדם או לראש הארגון. רשום הערה: _ הגיליונות ממוספרים, שרוכים, אטומים בספר יומן זה. במאי: _ (חתימה, פענוח חתימה). תאריך: _ (יום, חודש, שנה).
שלב 3
בחר כיוון עמוד נוח (לרוחב, לאורך) לרישומי רישום. אם תרצה, ערוך טבלה המכילה את העמודות הבאות:
- המספר הסידורי של הרשומה;
- תאריך כניסה;
- מספר סידורי של ההזמנה;
- מיקום, שם משפחה וראשי תיבות של האדם שחתם על ההזמנה;
- סיכום ההזמנה.
אם אינך מרגיש בנוח עם תצוגת הטבלה, שמור רשומות בצורה חופשית. העיקר הוא להקפיד על סדר הקצאת המספרים בהתאם למועדי אישור ההזמנות ולשקף את המידע הנ ל בספר הנהלת החשבונות.
שלב 4
רשום את רשומות יומן ההזמנות שלך בדיו כחול, שחור או סגול. אל תאפשר מחיקה, מחיקה ומחיקה של סימנים שנעשו בעבר. אם אתה צריך לבצע שינויים, חצה את הטקסט המתוקן בשורה אחת כדי שתוכל עדיין לקרוא אותו. באותה עמודה או שורה, הזן ערך נכון אחר. אנא חתמו וציינו את תאריך השינוי. אם לא ניתן (למשל, אם אין מקום פנוי) לתקן את השגיאה במקום, צור רשומה חדשה למטה, ולצד המידע המיושן, סמן את התיבה "הרשומה אינה חוקית".
שלב 5
כאשר אתה מפסיק לרשום את היומן, רשום את תאריך התפוגה של היומן בכריכה הקדמית של ספר היומן.
