בעת עריכת צווי כוח אדם, יש לשים לב רב למשמעותם המשפטית. כדי להיות מחייבים מבחינה משפטית, עליהם להכיל מספר פרטים נחוצים, כולל אינדקס הרישום או, במילים אחרות, מספר המסמך. הכללים לרישום הזמנות נקבעים על ידי המסמך המקומי של המוסד, אך ישנם גם כללים כלליים.
הוראות
שלב 1
מספר הרצף של הזמנת כוח האדם הוא גם מספר הרישום שלו (אינדקס). יש לשמור את מספור כל ההזמנות (ההזמנות) לאנשי צוות במהלך שנת המשרד בנפרד עבור כל קבוצת מסמכים ניהוליים בטופסי רישום מיוחדים.
שנת העסקים עולה בקנה אחד עם השנה הקלנדרית (1 בינואר - 31 בדצמבר). אך ישנם יוצאים מן הכלל, למשל, מוסדות תרבות, חינוך וכו ', בהם שנת המשרד מתחילה ב -1 בספטמבר.
שלב 2
ראשית, הבדל את כל ההזמנות לקבוצות נפרדות. חלק את הניירות לפי חיי המדף שלהם למסמכים של אחסון לטווח ארוך ומסמכים של אחסון לטווח קצר.
בארגונים גדולים עם מספר רב של עובדים, מטעמי נוחות, בחר מספר קבוצות בנושא הומוגני בתוך מערך ההזמנות עם אותה תקופת אחסון.
לדוגמא, ניתן לחלק מסמכים לאחסון ארוך טווח לקבוצות: צווי קבלה, צווי פיטורים, צווי העברה. וניתן להבדיל בין ניירות אחסון לטווח קצר לסדרות: הזמנות לחופשות, הזמנות לנסיעות עסקים.
בארגונים עם מספר רב מאוד של עובדים, לעיתים יש צורך בפיתוח ייעודי אותיות של הזמנות לכל קטגוריית כוח אדם.
שלב 3
יתר על כן, רשום כל אחת מקבוצות ההזמנות הללו על אנשי צוות בטפסים מיוחדים. כטופס רישום ניתן להשתמש ביומן, בכרטיסי רישום ובקרה או במערכת ניהול מסמכים אלקטרונית. לכל אחת מהצורות הללו יתרונות וחסרונות.
כרטיסי רישום ובקרה וארונות תיוק אלקטרוניים, שבדרך כלל משכפלים זה את זה, נוחים יותר לארגון וחיפוש. יומנים מספקים אבטחת מידע רבה יותר.
לטופסי ההרשמה אין תקן מחמיר, אך בדרך כלל מכילים את המידע הבא:
- התאריך;
- מספר סידורי של ההזמנה;
- מי חתם (תפקיד, שם משפחה);
- סיכום ההזמנה;
- בסיס;
- מבצע.
שלב 4
עכשיו, כדי למנות הזמנות לפי מסגרת, אתה רק צריך לבדוק את היומן המתאים ולהקצות את האינדקס הבא למסמך.
