החברות המארגנות את הכנסים רוצות להשיג יעדים שונים. עבור חלק זה התהליך העסקי העיקרי, מישהו מציב את עצמו כמוביל תעשייתי והכנס יכול להבטיח לו מעמד זה. יש הרואים בכנס חלק חשוב ממסורת החברה. יחד עם זאת, אף מארגן לא רוצה להרוס את הכנס שלו, כמו גם לקיים אותו באווירה משעממת ולאסוף מספר מועט של משתתפים.
הוראות
שלב 1
כתוב את החזון והקונספט בכנס על הנייר. צרו תיאור קצר של האירוע כהזמנה לשיתוף פעולה.
שלב 2
הקים ועדה מארגנת בה יש לבוא לידי ביטוי התחומים הבאים: ניהול (בחר ראש הוועדה המארגנת), תכנית, פרסום, שיווק, עבודה עם שותפים, עניינים ארגוניים, לוגיסטיקה ופיננסים, מכירות ועבודה עם משתתפים
שלב 3
הכן מסמך המראה בבירור באיזו שעה ניתן להשיג תוצאות מסוימות. כמו כן, מסמך זה אמור לשקף באילו כיוונים יש להשיג תוצאות אלו.
שלב 4
הכינו רשימה של הדוברים הרצויים וקבלו את הסכמתם העקרונית.
שלב 5
פיתחו סטטוסים עבור השותפים שלכם. ציין את כל השותפים הפוטנציאליים וקבל את הסכמתם באופן עקרוני.
שלב 6
ערכו רשימה של משתתפים פוטנציאליים והתחילו לשלוח הזמנות.
שלב 7
מצא חדר ישיבות.
שלב 8
ערכו פגישה עם האדם שיהיה אחראי על הטיפול ברישום.
שלב 9
כתוב הודעה לעיתונות (הודעת מידע ספציפית שתכיל חדשות אודות ארגון זה, תוך אזכור של שותפותם של מומחים, שותפים, מיקום).
שלב 10
הכן באנרים, סרטונים, ראיונות, תבניות להצגות, הקלטות שמע לאפשרות לפרסום הבא באינטרנט במשאבים פתוחים.
שלב 11
שלח ידיעון אחת לשבועיים למשתתפים רשומים עם מידע רלוונטי לגבי מידת התוכנית עם מומחים ואילו שינויים או אירועים חדשים התרחשו. תן לאנשים אפשרות לעקוב אחר ההכנות לאירוע, הזמין מתעניינים אחרים כשותפים, בקש מהם להפיץ את המידע שלהם על האירוע הקרוב.
