כנס בכל ארגון הוא אירוע חשוב ביותר. זה דורש הכנה זהירה ויישום מושלם. כל ניואנס יכול לקלקל את הרושם של החברה שלך. ישנם עקרונות בסיסיים שיש לקחת בחשבון על מנת לארגן כנס מצליח.
נחוץ
נייר, אינטרנט, כסף
הוראות
שלב 1
הגדירו לעצמכם מטרה ברורה. למה אתה צריך את הכנס הזה? מה, בסופו של דבר, אתה רוצה לקבל? ניתן לכוון את הכנס לספק לחברה קשרים עסקיים אמינים, לשפר את תדמיתה, למצוא משקיעים וכו '. בהתאם לכך, בוחרים כיוון מסוים, אליו יש להקפיד לאורך כל תהליך ההכנה והאירוע. זכרו שהמטרה חייבת להיות ברת השגה, מדידה ובעלת מאפיינים בזמן אמת.
שלב 2
תן שם לאירוע. אם זו לא הפעם הראשונה, אל תשכח לציין את המספור. השם צריך להיות בהיר, קליט, מסקרן. קהל היעד שלך צריך להיות מעוניין בכנס.
שלב 3
הגדר קהל יעד ברור. אפילו לכנס מוכן ומאורגן לחלוטין אין השפעה אם תזמין אליו את האנשים הלא נכונים. שאל את עצמך מי צריך לדבר, את דעתו יש לשמוע, כיצד אירוע זה יכול לעניין את האורחים. נסה לקבוע היכן ואיך הכי טוב לתקשר עם קהל היעד הפוטנציאלי שלך, מה שמשפיע על האנשים הנכונים לקבל החלטות לגבי השתתפות באירוע שאתה מארגן.
שלב 4
החליטו על זמן ומקום הכנס. מרבית הכנסים מתקיימים בימי חול (למעט יום שישי) אלא אם כן מתוכנן אירוע ארוך. המקום קובע במידה רבה את כל הדעה לגבי האירוע בכללותו. יחס האורחים לכנס מתגבש גם כאשר הם רק מחפשים חדר ישיבות או מלון. לכן, תאר את המסלול בפירוט רב ככל האפשר, הצב שלטים במידת האפשר.
שלב 5
הודיעו על כנס. בחר את המדיה שקהל היעד שלך מדבר בתדירות הגבוהה ביותר. הצב בהם פרסומות או מאמרים על האירוע הקרוב. שלחו הזמנות לכל האורחים בהם אתם מעוניינים. בין אם מדובר בעלון ובין אם בעלון צבעוני, זה תלוי בך. בהזמנה ציינו את מקום הכניסה, השעה, השם והכוונה.
שלב 6
אספו ועדה שתשקול את כל התגובות להצעתכם ותבחר את ההצעות המעניינות והרלוונטיות ביותר. לאחר מכן ניתן יהיה להתחיל בהקמת תוכנית האירוע.
שלב 7
הפץ אחריות בתוך הצוות. מישהו אחראי על התקשורת עם האורחים, מישהו מחליט על כל הנושאים עם התקשורת, מישהו מוביל את האירוע וכו '. ספק חומרי דובר נוספים לכל משתתפי הכנס. הקפידו לבדוק את כל הציוד לפני האירוע.
שלב 8
אם אתה מוצא שנגמר לך הזמן, הגדר מגבלת זמן לכל מצגת ולמספר השאלות. בקש מהקהל לשאול את הדוברים כל שאלה נוספת לאחר האירוע.
