הצעה מסחרית היא כלי חשוב ויעיל בעבודתו של כל מנהל או איש מכירות. בעת הרכבתו, חשוב להקפיד על מבנה ברור ולקחת בחשבון את הדרישות האופייניות לעיצוב מסמך זה.
הצעת מכירה בכתב היא חלק בלתי נפרד מהעסק השוטף של כל מנהל או איש מכירות. מסמכים אלה, ככלל, נערכים עבור אותם לקוחות שכבר הביעו עניין ברכישת מוצר או שירות מסוים, המעוניינים לקבל מידע נוסף אודות המוצר הנמכר. הצעה שהוכנה כראוי תעזור להגביר משמעותית את היעילות של פעילויות מסחריות, בעוד שטעויות אופייניות בכתיבה יכולה להפחית משמעותית את מספר הלקוחות והשותפים הפוטנציאליים. הסיבה לתופעה זו נעוצה בקושי להשפיע על קונה פוטנציאלי, לקוח, ללא קשר אישי עמו.
מבנה הצעה מסחרית
יש להבחין באלמנטים המרכיבים הבאים במבנה ההצעה המסחרית:
1) כותרת, לוגו חברה - נייר מכתבים, שמוצב בראש כל עמוד המסמך;
2) מספרי רישום וחלק כתובת - בחסימה זו מוזנים התאריך והמספר היוצא של ההצעה, השולח והמוען מצויינים;
3) ערעור והזכרת הסיבה - חלק מבני זה כולל פנייה מכבדת לשותפים פוטנציאליים, תזכורת למגעים בעבר או משא ומתן על רכישת טובין, הזמנת שירותים;
4) תיאור קצר של צרכי הלקוח (בהתבסס על מגעים קודמים עמו), נימוק הצורך שלו ברכישת מוצר;
5) ההצעות עצמן, המוצגות בקצרה, בבירור, בסגנון עסקי (אם נדרשים הסברים מפורטים, נוצרים קישורים לבקשות);
6) רשימת מסמכים מצורפים, העשויים לספק הסברים מפורטים, מפרטים, חישובים;
7) סכום הוצאות הלקוח עם תיאור היתרונות הצפויים שלו והתקופה בה תקף ההצעה;
8) תיאור קצר של יתרונות החברה המוכרת ומינוי תאריך הקשר הבא;
9) פרטים אחרונים - תאריך וחתימה.
תכונות של עיצוב ההצעה
הלקוח מתרשם לא רק מתוכן ההצעה, אלא גם מעיצובו. מומלץ לפרק את הטקסט לפסקאות קצרות ובינוניות, להשתמש בהצדקה ובדפי מספרים אם ישנם יותר מעמוד אחד. לכתיבה עדיף להשתמש בגופן בגודל סטנדרטי, אל תשתמשו יתר על המידה בהדגשה, נטו, מכיוון שהדבר מקשה על התפיסה. אם ישנם כמה עמודים בהצעה, מומלץ להפיץ באופן שווה את הטקסט עליהם.
