הצעה מסחרית, תיאור שירותים והזדמנויות לשיתוף פעולה נותרו כלי פרסום פופולרי בעת תקשורת עם שותפים פוטנציאליים. שיתוף פעולה עם חברה אחת פירושו סירוב לכל השאר - וחשוב לכתוב מכתב נכון כדי לא לאבד קשרים מבטיחים
מדוע ההצעה נדחית?
ככלל, הצעה מסחרית היא השלב הראשון במשא ומתן: הלקוח טרם החליט עם מי יעבוד, ספקים או קבלנים ממתינים להחלטתו ומנסים למשוך תשומת לב לעצמם. הצעות מסחריות נשלחות בעשרות - זו הזדמנות להראות את עצמך באור הטוב ביותר, לתאר את כל היכולות שלך וליצור רושם טוב על בן זוג פוטנציאלי. ברגע שהתקבלה ההחלטה, כל ההצעות שהתקבלו נשלחות לתיקייה עם אנשי קשר פוטנציאליים למקרה שתצטרך להחליף את הקבלן - ובמצב זה חשוב להרכיב נכון מכתב סירוב, תוך שמירה על האפשרות לחזור עליו איש קשר.
אתיקה של סירוב
במכתב עם סירוב, חשוב לגלות כבוד לבן שיחו - הצעתו הייתה ראויה, הוא השקיע זמן בדיונים על הפרטים, אם כי לא הוכתר עם כריתת הסכם, ומצפה להחלטה ממך, אפילו שלילית..
הסירוב נעשה על נייר המכתבים של החברה בצורה אלקטרונית או נייר, בהתאם למצב. תקני תקשורת עסקיים מחייבים ששורת הנושא המיועדת תהיה ניטרלית, ללא שלילית - הביטויים "תשובה להצעתך", "אודות שיתוף פעולה", "אודות עבודה" מתאימים. בחר את הנושא בו השתמש הנמען במכתבו. לא רצוי להשתמש בנושאי תגובה אוטומטית להודעות דוא"ל, למשל, "RE: הצעה מסחרית", כך שאין תחושה של חוסר תשומת לב למוען.
אין דבר חדש בפנייה אל בן השיח לאותיות מסוג זה - רצוי להשתמש בשם ובפטרונימיקה, אם אתה מכיר אותם, בתוספת המילה "יקר". בסוף הערעור, סימן קריאה או פסיק תלוי בתקני עיצוב אותיות של החברה שלך. אלמנט חשוב נוסף בסירוב בכתב הוא קישור להצעה שהגיעה אליכם ולמעשה אתם מסרבים אליה. עדיף להכניס את הקישור בתחילת המכתב, מיד לאחר הבקשה - "בתגובה לבקשתך מיום 08/06/12 …", "להצעה המסחרית מ- 9 במאי …".
חובה להביע צער על הסירוב. אם למכתב צורפו מסמכים או חומרי מידע עם הצעה מסחרית, ציינו שקיבלתם אותם והכרתם אותם - למשל, "תודה על מצגת מפורטת, המומחים שלנו קראו את המידע שנמסר, אך למרבה הצער, אנו נאלצים לסרב לשירותיך ". אל תשכח לציין את סיבת הסירוב אם אתה מורשה לעשות זאת - למשל, אם ההצעה אינה עומדת בתנאי המכרז. הבחירה בהצעה משתלמת יותר כסיבה לסירוב אינה מושמעת באופן מסורתי.
