מכתב ללקוח נכתב אם אי אפשר למלא התחייבויות כלפיו על ידי הארגון שלך, אם הוא לא העביר כסף עבור הסחורה שנמסרה ואם יש צורך ליידע אותו על הטווח החדש.
הוראות
שלב 1
התחל את מכתבך בבקשה ממישהו המייצג את ארגון הלקוח. בחלק זה של המכתב מתאימים ביטויים של נימוס כמו "איוון אנדרייביץ 'היקר", "מר רמיזוב". אם לחברת הלקוחות אין אדם ספציפי שאיתו נוצרו קשרים, פנה אל "אדונים יקרים".
שלב 2
הציגו את עצמכם עם שם הארגון שלכם. השתמש בביטויים סטנדרטיים, למשל, "MontazhSpetsStroy LLC רוצה להביע את כבודנו אליך ולאחל לארגון שלך שגשוג." זה יאפשר לך לכוון את הלקוח שלך, לקרוא את הטקסט הראשי, הוא לא יתלהב מיהו המועמד של המכתב.
שלב 3
ניסחו את הסיבה למכתב. צורת הכתיבה ותוכן ההודעה תלוי בכך. הסיבה הנפוצה ביותר לכתיבת מכתבים ללקוח היא אי תשלום עבור הסחורה שנמסרה או השירותים שניתנו. במקרה זה, עיין בסעיף הרלוונטי להסכם, ציין כי הלקוח אחראי לתשלום החשבונית במסגרת זמן ספציפית. אם זה לא המכתב הראשון שלך בנושא זה, פנה לאחריות הלקוח בגין אי מילוי ההתחייבויות שנקבעו בסעיף X להסכם האספקה. שים לב שבמקרה של אי תשלום חשבונות, תצטרך לפנות לבית המשפט.
שלב 4
התנצל בפני הלקוח אם הסיבה לכתיבת המכתב הייתה חוסר היכולת לספק לו את הסחורה במסגרת התנאים המפורטים בחוזה. אל תנסו להסביר את הסיבות שבגללן חסר לכם זמן האספקה, הלקוח לא מעוניין בכך, עדיף ליידע אותו על משך זמן הארגון שלכם יוכל למלא את התחייבויותיו על פי החוזה. בסוף המכתב השתמש בביטויים "תודה על הבנתך", "אנו מקווים להמשך שיתוף פעולה."
שלב 5
יידע את הלקוח על קו המוצרים החדש שמציעה החברה שלך, אם בן / בת הזוג שלך לא מודע למבחר המשתנה. במכתב כזה רצוי לציין אילו הנחות יקבל הלקוח בעת עריכת חוזי אספקה חדשים כלקוח רגיל.
שלב 6
הירשם בסוף המכתב. השאר את פרטי ההתקשרות שלך כדי שהלקוח יידע ליצור קשר עם הארגון שלך. מאחלים כל טוב לארגון ולמי שמייצג אותו.
