המזכירה במשרד מבצעת גם פונקציות משלוח. באמצעותו מתנהלים מגעים ראשוניים ותקשורת טלפונית רשמית. הרושם הראשוני של החברה שלך שאדם שיוצר איתך קשר מקבל תלוי במיומנות ובמקצועיות המזכירה מתקשרת בטלפון. לכן, על מנת לענות לשיחות, המזכירה צריכה לדעת נימוסים עסקיים.
הוראות
שלב 1
שלוט תמיד ברגשות ובמצב הרוח שלך. לא משנה כמה אתה כיף או עצוב, להרים טלפון, אתה חייב להיות דיסקרטי ועסקי. הטון שלך צריך להיות אחיד, רגוע ומיטיב. אם אתם ממהרים להתקרב ונשמתם נשימה, נשמו כמה נשימות ונשיפות עמוקות לפני שאמרתם את הברכה כך שנשימתכם תנורמל.
שלב 2
כשאתה מקבל שיחה, התחל תמיד את השיחה ראשונה מבלי לחכות למה שהצד השני של המכשיר אומר לך. זו צריכה להיות מבוא וברכה סטנדרטיים. תגיד שלום ותת שם לחברה שבן שיחתך התקשר אליה. במקרה שהוא לא הציג את עצמו, התנצל, שאל עם מי אתה מדבר.
שלב 3
למד על הבעיות והפונקציות המבוצעות על ידי חטיבות החברה שלך ונפתרות על ידי מומחים ספציפיים על מנת להעביר נכון שיחות נכנסות מלקוחות ולקוחות. בעת העברת שיחה, ספר את שמו ואת שם המשפחה של המומחה שאיתו אתה מחבר את בן שיחו הטלפוני. לעובד שאליו החלפת את השיחה, ספר את שם המתקשר ואת השאלה עליה פנה. אתה לא צריך לקחת על עצמו את הפונקציות של יועץ, גם אם אתה יכול לעשות את זה טוב, לתת לאדם לפתור את הבעיות שלו עם אותם מומחים המוסמכים לעשות זאת.
שלב 4
תוכל לספק מידע רקע אם מתעוררות שאלות כאלה: שם מלא של החברה שלך, שם משפחה, שם פרטי ופטרונים של המנהל, סגניו וראשי המחלקות, כתובת המשרד. ערוך והסכים עם הבמאי רשימה נפרדת של אותם אנשים שהוא תמיד יהיה פנוי עבורם.
שלב 5
הקפד לנהל יומן שיחות. כתוב את כל מה שאתה מתבקש להעביר, אל תסמוך על הזיכרון, כדי לא לשכוח שום דבר חשוב. יש להעביר את כל המידע לאלה שמיועד להם. ציין את שם החברה או את שם המשפחה והשם הפרטי של מי שמתקשר, רשום את מספר הטלפון שאליו תוכל להתקשר בחזרה, את תאריך ושעת השיחה.
