לכל הארגונים יש מסמכים כוח אדם. הם נחתמים על מנת להסדיר את יחסי העבודה עם העובדים. כל תיקון מתחיל בבדיקת תיעוד זה, ולכן חשוב מאוד לעצב אותו בצורה נכונה.
הוראות
שלב 1
העיקר להיות מונחה על ידי חוקים, הוראות ומסמכים רגולטוריים אחרים בעת עריכת מסמך כוח אדם כלשהו. הפרת כללים כלשהם מובילה לסנקציות שונות.
שלב 2
המסמכים נערכים לאחר פרסום הצו על ידי ראש הארגון. על בסיס כל המסמכים האישיים של העובד, ממלאים טפסים, למשל חוזה עבודה.
שלב 3
בעת קבלתו לעבודה, על עובד קאדר להסיר עותקים של כל המסמכים ולהגישם לתיק האישי של העובד. בעתיד תוכל גם לצרף מסמכים לתיקיה זו, למשל אפליקציית חופשה. יש לומר כי שמירה על תיק אישי אינה הכרחית עבור חברות פרטיות.
שלב 4
כדאי גם לערוך מלאי של כל המסמכים הזמינים בתיק האישי, שעליהם להיות בסדר כרונולוגי ולהכיל מספרים סידוריים.
שלב 5
כל השינויים בתיקים האישיים נעשים מפניית העובד עצמו ולפי העותקים המצורפים, למשל במקרה של שינוי שם המשפחה - תעודת נישואין (פירוק). יחד עם זאת, לא ניתן למחזר מסמכים ישנים; עליהם להישאר בתיק האישי של העובד.
שלב 6
בכריכת התיק האישי מצוין מידע על העובד, כלומר: שם משפחה, שם, פטרונימי ומספר סידורי של התיק האישי. ואז הוא רשום במרשם מיוחד לעניינים אישיים.
שלב 7
זכרו שתיקים אישיים, כמו גם מסמכי עובדים, חייבים להישמר במקום בטוח או מאובטח אחר. האחריות לכך צריכה להיות מוטלת על עובדי כוח אדם שמונו על פי צו ראש.
שלב 8
כמו כן יש לזכור כי קבצים אישיים אינם מועברים לעובדים עצמם, וניתן ללמוד אותם רק בנוכחות אדם אחראי.
