בשירותי כוח האדם בארגונים, ארגונים, מספר רב של מסמכים נשמר: פקודות שכירה, מתן חופשות, העברות, פרסים, תשלומי מזומן נוספים, פיטורים ואחרים. החשיבות של שמירת מסמכים מסוג זה נובעת מהצורך לנהל תיעוד של המסמכים של כל עובד ספציפי. המשימה של גיבוש נכון ומהיר של מסמכים בתיק מופקדת בידי קציני הכוח.
הוראות
שלב 1
גיבוש תיקים הוא הצבת מסמכים שבוצעו בתיקים. מקבצים מסמכים לתיקים לכל שנה קלנדרית, למעט מקרים שנוצרו בתחילה ואינם בתוך שנה קלנדרית אחת. מקרים כאלה כוללים: תיקים אישיים של סטודנטים, עובדים, עובדים, מקרים פליליים, מקרים פנסיוניים, היסטוריה רפואית וכן מסמכים חשבונאיים אחרים.
שלב 2
הגיבוש הסופי של התיקים האישיים של סטודנטים, סטודנטים, סטודנטים לתארים מתקדמים צריך להתבצע בסיום לימודיהם במוסד חינוכי או לימודי תואר שני עובדים ועובדים - עם פיטוריהם; היסטוריה רפואית - לאחר מתן שחרור המטופל; תיקים בבית משפט - מיד לאחר תום המשפט ומסירת ההחלטה; מקרי פנסיה - לאחר סיום תשלומי הפנסיה.
שלב 3
כשמתכוננים לאחסון ארכיוני, שלב את התיקים האישיים של העובדים שהודחו לתיקים אישיים, אם מספר הגיליונות אינו עולה על מאתיים וחמישים. כנ ל לגבי אנשים שסיימו מוסד חינוכי. ניתן גם ליצור קובץ אישי אישי כיחידת אחסון נפרדת. כלל זה חל על קבצים אישיים של אחסון קבוע.
שלב 4
בעת יצירת קבצים אישיים, שקול את תקופות השמירה השונות. ביחס למקרים של חיי מדף ארוכי טווח וקבועים, צרו אותם בנפרד, והכללו אותם גם במלאי שונה.
שלב 5
קבוצה של הזמנות על ידי אנשי צוות לתיקים בהתאם לתקופות השמירה שנקבעו. בתוך כל תיק אישי, המסמכים מוזנים בסדר כרונולוגי, כלומר מתחילת השנה ועד סוף השנה, וכן עד למועד אישורם, הידורם, רישומם.
שלב 6
מקרים שנוצרו מחשבונות אישיים, כרטיסים אישיים, ספרי עבודה, כמו גם תלבושות של קבצים אישיים, שיטתיים בסדר אלפביתי בקפדנות. בעת שימוש בתכנון כזה, יש לבצע הבהרה נוספת על ידי ציון שלוש האותיות הראשונות בשמות האנשים עליהם נפתח תיק אישי.
