התיק האישי של העובד הוא מידע המשקף את כל שלבי הקשר בין העובד לארגון. הוא נוצר (מתוחזק ומפורסם) על ידי גוף כוח אדם או פקיד מורשה במיוחד. יש צורך לערוך תיק אישי בהתאם לכללי שמירת התיעוד הנוכחיים.
נחוץ
- תיקייה "קובץ אישי";
- מסמכי העובד (או עותקיהם);
- עֵט;
- מחורר.
הוראות
שלב 1
תיק אישי מתחיל לאחר פרסום צו מינוי עובד לתפקיד.
שלב 2
התיק האישי כולל: מלאי פנימי של מסמכים; שאלון וגיליון אישי על רישומי כוח אדם; סיכום;
עותקים של מסמכים חינוכיים (וכל תעודות ההסמכה); תעודות זהות; תעודות ומסמכים אחרים המאשרים שינויים בנתונים האישיים של העובד (העתקי תעודת נישואין, תעודת ביטוח, תעודת ביטוח, תעודות לידה של ילדים); הסכם אחריות; עותקים של כל ההזמנות לפגישה, העברה, תמריצים, נסיעות עסקים, חופשות וכו '. הסכם עבודה (חוזה); נתוני אישור מחדש; מאפיינים.
יש למסור את כל המסמכים הללו (או את העותקים שלהם) בתיקייה אחת.
שלב 3
במלאי הפנימי יש צורך לרשום את כל המסמכים שמוגשים בתיק אישי. המסמכים מוגשים בסדר כרונולוגי ככל שהם זמינים. בעמודה "הערה" במלאי הפנימי, מצוין כי מסמכים נשלפים או שהמקור מוחלף בעותקים. המלאי הפנימי חתום על ידי העובד שחיבר אותו, ומציין את שם המשפחה, השם, הפטרונים ותאריך ההרכבה.
שלב 4
ערכים המוזנים לתיק אישי נכתבים באמצעות עט נובע או עט כדורי בשחור, כחול או סגול, תיקונים אינם מורשים.
שלב 5
גליונות התיק האישי של העובד והמלאי הפנימי שלו ממוספרים בנפרד.
שלב 6
בעת סגירת תיק אישי עליכם להגיש הצהרה ולהורות על פיטורי העובד.
שלב 7
הם שומרים קבצים אישיים בכספת של ארגון או מפעל. הם מונפקים לשימוש אישי רק עבור קטגוריה מסוימת של עובדים שיש להם גישה למידע כוח אדם.
שלב 8
התיקים האישיים של עובדים שפוטרו מועברים לאחסון ארכיוני למשך 75 שנה. התיקים האישיים של מנהלי הארגון נשמרים לצמיתות.
