בכל יום בכל ארגון - במוסד ממלכתי, במפעל גדול או קטן, ביזם בודד - יש צורך לאשר את העובדות המחייבות הדפסה. לרוב עובדות אלה קשורות לכסף או לאישור חתימות הפקידים (האותנטיות שלהם) על גבי מסמכים שונים. יחד עם זאת, ישנם מסמכים עליהם אין צורך בהופעת חותמת.
לכל ישות משפטית חייב להיות חותם. נורמה זו מעוגנת בחוק. LLC, CJSC, OJSC וארגונים אחרים חייבים להשתמש בחותם עגול, שטביעתו כוללת את שם החברה המלא של הארגון ברוסית וקישור למקום מיקומו הטריטוריאלי. ניתן לציין את שם החברה גם בשפה זרה. חותם החותם מופיע ברשימת פרטי המסמך, בהתאם למערכות תיעוד מאוחדות של GOST R 6.30-2003. מערכת אחידה של תיעוד ארגוני ומנהלי. דרישות ניירת "(אומץ 03.03.2003). יחד עם זאת, החותם, למשל, אינו נכלל ברשימת פרטי החובה של מספר מסמכים חשבונאיים ראשיים, למעט ניירות בנק, קבלות במזומן, מסמכי משלוח וכו '. יש לאטום את החוזה באמצעות חותם, אם נקבע בתנאי החוזה עצמו או אם שתי האותיות "MP" ("מקום החותם") מצוינות בטופס. כנ"ל לגבי פעולות של עבודות שהושלמו (שירותים). השימוש בחותם ניתן גם על ייפוי כוח שניתן על ידי הארגון לעובד (תפקיד זה מוגדר בקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית - סעיף 5 לסעיף 185). אטום בכמה צורות דוחות כספיים (הוראות צווי משרד האוצר של רוסיה מיום 22.07.2003 N 67n ומ- 02.07.2010 N 66n), עם זאת, על פי צווי משרד האוצר של רוסיה מיום 15.10.2009. N 104n והחל מיום 05.05.2008 N 54n, יש לאטום את צורות הצהרות המס (עבור מע"מ, מס הכנסה ואחרים). הסמכת חובה עם חותמת הארגון ניתנת למסמכי כוח האדם החשובים ביותר: העמוד הראשון בספר העבודה, תעודת נסיעה (טופס מס 'T-10), פעולה של קבלת עבודה במסגרת חוזה עבודה לתקופה קצובה. (טופס מס 'T-73). בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית (אמנות 57), הדרישה לחותם על חוזה עבודה לא נכתבת, אך בפועל, בדרך כלל חותם. בהתחשב בעובדה שישנם מסמכים רבים שאין עליהם החלטה חד משמעית בנוגע להימצאות או היעדר חותם, על הארגון לפתח סדר משלו (מיקום, הוראה), בו יש צורך לרשום רשימת מסמכים הדורשים הסמכה על ידי החותם. רשימה משוערת מהם רשומה במערכת המדינה לניהול תיעוד - 1988, 1991. האפשרויות יכולות להיות כדלקמן: - מעשים (עבודות שבוצעו, מומחיות, מחיקה, קבלת חפצים וכו ') - שיעורי צריכה (לדוגמא, למתכות יקרות); - דוגמאות של רשמי חותמות, וכן דוגמאות לחתימות של עובדים שקיבלו את הזכות לבצע פעולות פיננסיות וכלכליות; - מכתבי אחריות; - התכתבות עם ההנהלה והמבנים של גופים ממשלתיים שונים (למשל, עם שירות המס, כספים חוץ תקציביים וכו '. ניתן לעשות את החותם לא אחד, אלא כמה (לאחר שתיעד עובדה זו) - לכל חטיבה נפרדת בארגון. לכל חותם ייעוד ספציפי משלו - להעברות, למסמכים, לחשבוניות. יש למקם את החותם על המסמך במקום הסדין בו נמצא התומך "MP" ("מקום החותם"). אם הוא לא שם, מודבק החותם כך שהטביע חופף לחלק מהמילה - ציון עמדתו של מי שחתם על המסמך. במקרה זה, החתימה חייבת להיות מובחנת בבירור, כמו כל המידע מטביעת החותם.
