מזכירה היא לא רק ילדה שיכולה להכין תה או קפה. עליה לנאום מוכשר, להבין את יסודות העבודה במשרד, להיות מסוגלת למצוא במהירות את המידע הדרוש, לשמור על המסמכים. וברוב החברות רשימת המשרות של המזכירה רחבה עוד יותר.
ראיון לתפקיד המזכיר - למה להתכונן
בחברות מודרניות, תפקיד המזכיר אחראי מאוד. הוא הפנים של המשרד. לכן עכשיו לא רק בנות יפות, אלא בנות חכמות ומשכילות נשכרות כמזכירות. הם מספקים לחברה את המוניטין הדרוש כמפעל רציני ואמין.
ברוב המקרים, תפקידיו של המזכיר כוללים סיוע שונה למנהל. משימות קטנות כמו הדפסת מסמכים, קביעת פגישות, תקשורת עם הכפופים הם רק חלק מהעבודה הגדולה. לעתים קרובות מאוד מזכירות אחראיות על הזמנת מים ונייר מכתבים למשרד, הדפסת דפוס קטן (כרטיסי ביקור), לוגיסטיקה ועוד ועוד. יש לברר את כל אלה במהלך הראיון.
מעסיק עשוי להתעניין ברמת הבקיאות שלך באנגלית, במיוחד אם לחברה יש שותפים זרים. במקרה זה נדרשת רמה טובה.
כשבוחרים חליפה לראיון, עדיף להקפיד על גוונים כחולים, אפורים ושחורים מסורתיים. לגרסה עם חצאית נדרשים גרביונים, אפילו ביום הקיץ החם ביותר.
יסודות החשבונאות, היכולת לעבוד עם תוכניות עולם ותוכניות אקסל הם גם דרישות סטנדרטיות בעת העסקת מזכירה. בראיון יתכן שתתבקש להקליד טקסט במהירות או לבנות טבלה. אתה בהחלט צריך להיות מוכן לכך.
איך להתנהג בראיון
עליכם להתכונן היטב לראיון. חליפת עסקים צריכה להיות קפדנית מספיק כדי שמעסיקים יידעו שאתה איש מקצוע. אתה יכול להביא איתך תיק עבודות, בו תוכל לשים דוחות על משימות שהושלמו. לחלופין, תוכלו להצטייד במכתבי המלצה ממעסיקים קודמים.
דיפלומה אינה חשובה במיוחד בעת הגשת מועמדות למשרה כמזכירה. כאשר מתראיינים לתפקיד זה, נלקחים בחשבון ניסיון בעבודה וכישורים ולא באיזו אוניברסיטה סיימה.
עקוב אחר נאומך במהלך הראיון. קח את הזמן שלך, דבר בבירור, בנה משפטים נכון. קח את הזמן שלך עם תשובות. תן למעסיק לדעת שאתה אדם אחראי, תחילה אתה חושב ואז אתה עושה. אך השלם את המשימות במהירות האפשרית. זה יציין את יכולתך בתחום העבודה הנבחר.
אתם מוזמנים לשאול שאלות. אתה זקוק לעבודה ככל שמראיינים זקוקים לשירותיך. לכן, בנה דו שיח, והבהיר שגם אתה עדיין לא החלטת אם הארגון מתאים לך.
