בהתאם לקוד העבודה, המעסיק מחויב לנהל רישומים, לאחסן ולהנפיק ספרי עבודה. לפיכך, הוא זה שאחראי לאובדן ספר העבודה. האחראי יכול להיות עובד במחלקת כוח האדם או ראש הארגון בעצמו
אחריות לאובדן ספר העבודה
ספר העבודה הוא המסמך העיקרי המאשר את פעילות העבודה של העובד: הוא רושם את כל ניסיון העבודה, על פי נתוניו, נצברות ההטבות במקרה של אבטלה זמנית, והפנסיה מחושבת עם הגעה לגיל הפרישה. אובדן ספר עבודה מביא קשיים גדולים לעובד, בפרט לעבור הליך מורכב לשחזור המסמך, כמו גם חוסר יכולת לקבל עבודה לפני שחזור הספר, ולעניין זה נזק מהותי עבור ימים שלא עובדו שלא מרצונם.
ספרי העבודה של כל עובדי המוסד או הארגון מאוחסנים במחלקת כוח האדם או במחלקת הנהלת חשבונות, לכן, מי שעל פי תיאור התפקיד אחראי על שמירת מסמכי העבודה, אחראי לאובדן המסמך. - בדרך כלל עובד במחלקת כוח אדם או מחלקת הנהלת חשבונות. אם רישום ואחסון ספרי העבודה אינו מוקצה באופן רשמי לאף אחד מהפקידים, המעסיק עצמו אחראי לאובדן.
ישנם סוגים שונים של אחריות בגין אובדן ספר עבודה. בהתאם לנסיבות אובדן המסמך, וכן לפי שיקול דעתו של המנהל, הפקיד האחראי עשוי להיות צפוי לעונש משמעתי, כלומר נזיפה או פיטורים. קוד העבירות המינהליות של הפדרציה הרוסית קובע אחריות מנהלית בגין הפרת נוהל אחזקת, הקלטה, אחסון והנפקת ספרי עבודה. ניתן להטיל אחריות מנהלית בצורות הבאות:
- קנס של אלף עד 5,000 רובל עבור פקיד שביצע הפרה כזו בפעם הראשונה;
- פסילה רשמית לתקופה של עד 3 שנים לפקיד המעורב מחדש בגין הפרה כזו;
- קנס מאלף עד 5,000 רובל או השעיית פעילויות למשך עד 90 יום לאדם בעל פעילות יזמית ללא מעמד של ישות משפטית;
- קנס של 30 אלף עד 50 אלף רובל, השעיית פעילויות עד 90 יום לגוף משפטי.
נוהל במקרה של אובדן ספר העבודה
העובדה שהמעביד איבד את ספר העבודה שלו מתגלה בדרך כלל בתהליך פיטורי העובד והצורך להנפיק לו מסמכים. במקרה זה, על העובד, ראשית כל, לכתוב הצהרה המופנית למנהל אודות אובדן המסמך. המנהל, מצידו, מחויב, תוך 15 יום מרגע קבלת הבקשה, למסור לעובד כפיל של ספר העבודה.
לעובד גם הזכות לקבל פיצוי מהותי. הוא מחושב על בסיס השכר הממוצע ומשולם עבור כל ימי ההפסד, במניין מיום הגשת הבקשה ועד ליום שהוענק לעובד ספר עבודה כפול או מקורי. תשלום הפיצויים יכול להתבצע על ידי המעסיק בהתנדבות על בסיס פניית עובד או בכפייה על בסיס החלטה של הרשויות הרלוונטיות, אשר לגוף המושפע הזכות לפנות אליה.
