המינוח הוא רשימה של כל המקרים המרכיבים את הארכיון ונפתחו לאחרונה בארגון מסוים, שהובא למערכת. עליו לציין את אינדקס התיק, את השם, את תנאי האחסון שנקבעו.
זנים של המינוח
בעבודה משרדית ישנם שלושה סוגים עיקריים של המינוח: סטנדרטי, משוער ואינדיבידואלי. התקן נקבע על פי החוק הפדרלי ומשמש מודל לעריכת המינוח בארגונים מאותו סוג. המינוח המשוער אינו כולל מספר מקרים מנורמל לחלוטין. הוא מכיל רשימה של מקרים מומלצים לפתיחה עם האינדקסים שלהם. סוגי המינויים לעיל נערכים בארגונים ומוסדות ממשלתיים ועירוניים. עובדי ארגונים פרטיים על בסיס מסמכים סטטוטוריים, סוגי דיווחים, תכניות עבודה וכו '. רשימת תיקים בודדת מפותחת. הוא כולל את כל נפח התיקים שהוקמו על ידי הארגון.
נוהל עריכת המינוח
מדי שנה, על בסיס זו הישנה, נרקם שם חדש של מקרים. יתר על כן, כל המסמכים כפופים לתיקון. מרכיב חשוב במינוח הוא חיי המדף של המקרה. על בסיס זה נבדלים מקרים של אחסון זמני, ארוך טווח וקבוע. תקופת קבצי האחסון הזמניים היא פחות מעשר שנים, האחסון לטווח הארוך הוא יותר מעשר שנים. בגין מסמכים עם תקופת אחסון שפג תוקפה, נערך מלאי המציין את המספר הסידורי של המסמך, שם, שנת היצירה, מספר הגיליונות ומידע אחר במקרים שנמסרו במפורש. לאחר עריכת המלאי, מסמכים אלה נתונים להשמדה.
מבחינה מבנית, המינוח מיוצג על ידי סעיפים, סעיפי משנה. עם זאת, חלוקה זו אופיינית לארגונים ומוסדות ממשלתיים. בארגונים פרטיים חלוקה זו מותנית ומבליטה דווקא את התחומים העיקריים בפעילותם, ולא משקפת את יחסי הכוח והכפיפות.
טבלת המינוח מורכבת מחמש עמודות: הראשונה מכילה את אינדקס המקרה, השנייה - שם המקרה, השלישית - מספר העמודים (מצוין בסוף השנה הנוכחית), הרביעית - תקופת האחסון הוקמה על ידי מעשים משפטיים רגולטוריים, החמישית - הערות בדבר פתיחת התיק, הכללה במלאי לצורך הרס וכו '.
המקרה של אחסון לטווח ארוך וקבוע הכלול במינוח לא צריך להיות יותר ממאתיים וחמישים עמודים. אם מספר הכפרים חורג מהמקובל, רצוי לחלק את המקרה לשניים או יותר.
על המינוח המקובץ של המקרים להיות מוסכם עם מחלקת הארכיון וחתום על ידי ראש הארגון.
