התוכן והביצוע של מסמכים וניירות עסקיים הנלווים לפעילויות של כל מיזם או ארגון מוסדרים על ידי המסמכים הרלוונטיים והתקנים הממלכתיים. מכתב כיסוי מתייחס למסמכים עסקיים, ולכן עליו לעמוד בדרישות התכנון שנקבעו על ידי GOST R 6.30-2003.
הוראות
שלב 1
מכתב מקדים נמשך באותו אופן כמו מכתב רגיל. כתוב אותו על נייר המכתבים של החברה שלך, המכיל את השם המלא, כתובת הדואר, הפרטים, כתובת הדואר האלקטרוני, פקס יצירת הקשר ומספר הטלפון.
שלב 2
בפינה הימנית העליונה ציינו את כתובת המכתב, שם משפחתו וראשי התיבות שלו, התפקיד המכהן, הארגון, כתובתו ואל תשכחו את אינדקס היישוב בו הוא ממוקם
שלב 3
בשורת הנושא של המכתב תוכלו לציין "מכתב כיסוי לתיעוד המועבר", אינכם צריכים להכין את כותרת המכתב. התחל זאת בכתובת המסורתית: "יקירי …!". לאחר מכן, כתוב את המשפט הסטנדרטי "אנו שולחים לך …" וציין את השם הכללי של חבילת המסמכים אליה אתה מצרף את המכתב המקדים הזה. במידת הצורך, ציין באילו הסכמים או בקשות נשלח תיעוד זה.
שלב 4
מכתב מקדים יכול לשמש גם להתכתבויות עסקיות רגילות. אם יש לך הודעה נוספת למוען זה, תוכל לכתוב אותה בפסקאות השנייה והשלישית.
שלב 5
כתוב את המילה "קובץ מצורף:" או "קבצים מצורפים:" בהתאם למספר המסמכים שיצורפו למכתב זה. אם המסמך נמצא ביחיד, לאחר שמעי הגס נותן את שמו, ציין בכמה גיליונות של המסמך ובכמה עותקים הוא נשלח.
שלב 6
אם ישנם מספר מסמכים, יש לרשום את הרשימה שלהם כרשימה ממוספרת, כל מספר צריך להיות כתוב בשורה חדשה. אחרי ספרת המספר ציינו את שם המסמך, מספר הגיליונות והעותקים.
שלב 7
חתום על המכתב על ידי הפקיד המוסמך לחתום על מכתבים כאלה, הדבק את חתימתו והסמך עם חותמת המיזם.
שלב 8
בתחתית הקפד לציין את מבצע המכתב המקדים הזה, שם משפחתו, ראשי התיבות ומספר הטלפון ליצירת קשר.
