פגישת צוות יכולה להיות דרך יעילה לניתוח מצבי עבודה שונים, כולל מצבי קונפליקט. הוא דן בפומבי בסוגיות שנויות במחלוקת ומקבל החלטות המחייבות כל עובד. לפגישה הקולקטיבית צריך להקדים עבודת הכנה רבה.
הוראות
שלב 1
גיבשו את הנושא המרכזי של הפגישה. ככלל, מתקיימת פגישה קולקטיבית בנושא אקטואלי אחד. זה יכול להיות למשל ניתוח עבודות הארגון בשנה או המעבר לשעות עבודה מופחתות.
שלב 2
חשוב על סדר היום שלך. הנקודות שלה יהיו נושאים ספציפיים שיש לדון בהם. צריכים להיות לפחות שניים ולא יותר מחמישה. דרג את השאלות לפי סדר החשיבות הפוחתת. אם נושא הפגישה רחב למדי, הכנס את "שונות" לסעיף האחרון על סדר היום. כאן תוכלו לסטות מעט מהנושא המרכזי ולדון בבעיות קטנות המדאיגות את הצוות כרגע.
שלב 3
הכן רמקולים. עובד מוכשר, שלדעתו נחשב סמכותי בצוות, צריך לדבר על כל פריט בסדר היום של הפגישה. הזהיר אותו מהדיווח הקרוב שבועיים מראש, כדי שהאדם יוכל לחשוב בשלווה על המסר שלו. 2-3 ימים לפני הפגישה, שוחח עם כל דובר, וודא שטקסט הנאום שלו מוכן ותואם את הנושא המוצהר.
שלב 4
הכן את חדר הישיבות. זה טוב אם לארגון שלך יש אולם כינוס או חדר ישיבות אחר. אחרת, השתמש בחדר הגדול ביותר האפשרי. ביום הפגישה יצטרכו להתקין מספיק כיסאות ולהחבר ולהקים מקרן, מחשב ומיקרופון, אם בכלל. ניתן גם לתאם מראש שכל משתתף בפגישה תיקיות מיוחדות עם מסמכים שיידונו.
שלב 5
הודע לכל העובדים על תאריך, שעה ומיקום הפגישה. השתמש באחת מהשיטות המסורתיות: פרסם מידע על לוח מודעות, שלח דואר אלקטרוני, התקשר לראשי האגפים המבניים, דבר אישי עם כל עובד. הבחירה שלך תהיה תלויה במסורת החברה ובמספר העובדים.
שלב 6
רשום משתתפים לפני תחילת הפגישה. בהמשך תצרף רשימה זו לפרוטוקול. הקפידו להתחיל את הפגישה במועד שנקבע והוכרז לעובדים. אל תחכו למאחרים, הראו את חשיבות האירוע ורצינותו.
שלב 7
הודיעו על הנושא המרכזי של הפגישה ועל הנושאים שיידונו שם. בקש מהצוות לבחור יו"ר ומזכיר לפגישה. ככלל ראש הארגון או סגנו נבחר כיו"ר, והפקיד או מנהל המשרד כמזכיר. היו"ר ינהל את הישיבה, ישמור על הסדר וימלא אחר הכללים. תפקידיו של המזכיר כוללים שמירה על פרוטוקול מפורט: הקלטת נאומי הדוברים, שאלות אליהם, דיונים והצעות.
שלב 8
היצמד לציר הזמן של הדיבור שנקבע, אחרת הפגישה שלך מסתכנת להימשך עד חצות ולעולם לא לקבל שום החלטות. ככלל, לרשות הדוברים המרכזיים 15-20 דקות, אך לא יותר מ 30. דוברי שותף בנושאים משניים צריכים להיות בתוך 10-15 דקות. נאומו של משתתף מהקהל מוגבל ל 2-3 דקות. אתה יכול לענות על שאלה לא יותר מחמש דקות. אם חורג מהזמן, זכור בתוקף את הכללים.
שלב 9
לאחר שסדר יום הפגישה נקבע וכולם נשאו נאום, סיכמו בקצרה את הפגישה. אם התקבלו החלטות חשובות, יש לקרוא את הטיוטה שלהן בקול רם לכל הנוכחים.
שלב 10
תוך יומיים לאחר הפגישה עליכם להכין את הגרסה הסופית של הפרוטוקול וההחלטות שהתקבלו. על הפרוטוקול להיות מוסכם ויחתום על ידי יו ר האסיפה. הביא את ההחלטות והמועדים ליישומם לידיעת כל העובדים שצריכים ליישם אותם.
