פגישות הן מרכיב חיוני בחיי העסקים. זהו כלי לניטור, קביעת יעדי ניהול ומימוש משוב. בפגישה מדווחים ונמסר מידע על מצב העניינים הנוכחי. למשתתפים בה יש אפשרות לשוחח זה עם זה ובסופו של דבר לקבל את ההחלטות הדרושות להשלמתן המוצלחת של המשימות שהוקצו.
הוראות
שלב 1
הגדירו את מטרת הפגישה. משתתפיו יכולים להתכנס, למשל, לצורך החלפת דעות ראשונית, להאזין לדיווח על מצב העניינים, להכין המלצות לפתרון נושאים כלשהם או לקבל נושאים אלה. נושא הפגישה צריך לעניין את כל המשתתפים בפגישה.
שלב 2
הכינו סדר יום לפגישות. בה ציין רשימת שאלות שצריך לשמוע ולדון במהלכה. יש לדון רק בנושאים שלא ניתנים לפתרון בסדר עבודה. שלחו את סדר היום המוקדם של הפגישה לכל המשתתפים והאזינו לרצונותיהם ולהערותיהם בנושא וסדר היום של הפגישה. התאם את סדר היום תוך התחשבות ברצונות המובעים.
שלב 3
החליטו על מקום, שעה ומצב הפגישה. קבעו דוברים ומוקדים לכל נושא שעל סדר היום. בקש מהמציגים להגיש את התקצירים שלהם מראש. קבע את לוח הזמנים של הפגישה, ציין את הזמן המוקצב לדיון בכל נושא. שלח את סדר היום והאג'נדה הסופיים לכל משתתף.
שלב 4
במידת הצורך, שלחו למשתתפים את תקצירי הדוחות שיוצגו בפגישה, טיוטת החלטות שיתקבלו, הערות מידע וחומרים אנליטיים.
שלב 5
שקול את השאלה כיצד להושיב את המשתתפים בפגישה בצורה הטובה ביותר על מנת לצמצם את האפשרות למצבי סכסוך למינימום. פסיכולוגים שמו לב שלעיתים קרובות אנשים שיושבים זה מול זה נכנסים לסכסוכים ומחלוקות, לעתים רחוקות יותר אלה שיושבים זה ליד זה. שקול גורם זה.
שלב 6
זהה יו ר אשר יוכל לנהל את הפגישה כך שכל הנושאים ייפתרו בצורה אופטימלית ובזמן הקצר ביותר האפשרי. לשם כך עליו לספק החלטות בונות מכל משתתף בפגישה ולהפוך את הדיון לענייני.
שלב 7
הקפידו על סדר ביצוע קפדני של תוכנית הפגישה והיא תצליח למדי וההחלטות המתקבלות בה יהיו יעילות.
