עבור פקיד טירון, העיצוב של התכתבות נכנסת יכול להוות מבחן כוח. עם זאת, ברגע שהתהליך מתפרק לשלבים פשוטים ומובנים, הוא הופך לחלק לא בולט מיום העבודה.
הוראות
שלב 1
יש לרשום את כל המסמכים שהתקבלו בארגון באותו יום, ללא קשר לאופן בו הם הגיעו אליהם (בדואר אלקטרוני, באמצעות שליח, בפקס וכו '). יש להדפיס דואר אלקטרוני, להקליט הודעות טלפון.
שלב 2
עמודה מס '1 בכתב העת מציינת את תאריך קבלת כל מסמך. טור מס '2 - מספר הרישום שלו. המספר מוקצה לפי סדר הקבלה, כאשר כל שנה קלנדרית מתחילה באחת. ואז בודקים כל מסמך שנמסר: האם הוא נמסר כהלכה, האם החבילה שלמה. אם זה לא מסומן "באופן אישי", המעטפה או התיק נפתחים ובודקים את התוכן. אם יש מלאי, הם בודקים זאת. אם חלק מהמסמכים שצוינו חסרים, עליך לערוך פעולה מתאימה ולשים הערה בכתב העת להתכתבויות נכנסות בסעיף "הערות". מספר הגיליונות עם קבצים מצורפים מופיע בטור מס '3.
שלב 3
סוג ההתכתבויות מוזן בטור מס '4. זה יכול להיות בקשה, דו ח פיוס, מכתב, אישור, מברק, הודעה וכו '. שתי העמודות הבאות מציינות את השולח ואת המספר היוצא של המכתב.
שלב 4
יש לציין סיכום של המשלוח בטור מס '7. לדוגמא, "על מתן אישור על חוב א"א איבנוב. בנק "או" בקשה לחישוב מחדש של משכורות של VV Sidorova ".
שלב 5
לאחר מכן מועברת התכתובת לנמענים, ולאחר קבלת ההחלטה היא נכנסת לטור מס '8, המציין בשני המבצעים הבאים ואת המועד האחרון לביצוע המסמך. ההערות מציינות כי המסמך בוצע והיכן הוא הוגש.
