הפגישה היא תכונה מסורתית של כל תהליך ניהול. המשמעות, האופי, הרמה הטכנית, משך הפגישה העסקית הזו עשויים להשתנות בהתאם ליעדים ולתנאי הפגישה הספציפיים. יחד עם זאת, לאירוע זה שני מאפיינים בולטים עיקריים: בפגישה נידונה בעיה או משימה כזו או אחרת, והתוצאה צריכה להיות החלטה מסוימת. פגישה מוצלחת דורשת ארגון ברור.
הוראות
שלב 1
לפני שתקראו לפגישה והזמינו אליה קבוצה מסוימת של משתתפים, גיבשו את מטרת הפגישה. הבהיר בעצמך: באיזו החלטה זה אמור להסתיים. התוצאה עשויה להיות אישור של תוכנית עבודה לתקופה מסוימת, פיתוח טיוטה של הזמנה בפועל, עריכת לוח זמנים וכו '.
שלב 2
אם נפתרה בעיה בפגישה, מטרת הפגישה העסקית תדרוש מענה על השאלות: מדוע, מדוע ואיך. יש כלל שאינו משתנה: לפני שתסכים, עליך להסכים על מה יידון. יכול להיות שמשתתפי הפגישה הסמכותיים מוצאים את עצמם חושבים שהבעיה המוצהרת אינה קיימת. מפגשים מיוחדים - להפקת (פיתוח) רעיונות. הם יכולים ללבוש צורה של מה שמכונה "סיעור מוחות". ההגדרה להליך כזה זקוקה להגדרה יצירתית ולא סטנדרטית.
שלב 3
שלב חשוב בהכנת המפגש הוא גיבוש סדר היום. פגישה יכולה להיות חסרת תועלת ולא פרודוקטיבית אם מרכיביה אינפורמטיביים ובעייתיים אינם פועלים. לכן, חשוב בבירור על הגדרת נושא השיחה. השווה: "שאלת הגדלת המכירות של מוצר A ברשת הקמעונאית" ו"הסכמה על פעולות להגדלת מכירות המוצר A ברשת הקמעונאית. " במקרה הראשון הדיון יכול להפוך לדיווחים בנאלים, בשני - לפיתרון של בעיות כואבות.
שלב 4
חשוב גם מיקום הפגישה. ישנה התבוננות פסיכולוגית נכונה: אם הדיון מתקיים במשרדו של מנהיג, השקפתו לפתור בעיה מסוימת עשויה כמובן להיות דומיננטית ועדיפה יותר. כל חדר אחר (חדר ישיבות, חדר מרווח) יכול להיות האופציה הטובה ביותר. זכרו: אזור התקשורת הנוח נמצא במרחק של כמטר. במידת האפשר, זכור זאת בעת הנחת הכיסאות שלך. שולחנות עגולים או סגלגלים טובים לפגישות. נסיגה עשויה להיות מתאימה עוד יותר במצבים ספציפיים, אך זו אפשרות יקרה מאוד.
שלב 5
תכנן את זמן הפגישה שלך במחשבה. אין זה הגיוני למנות אותו לפני הפסקת הצהריים או בסוף יום העבודה. עדיפות שעות הבוקר. אם אתם מתכננים פגישה ארוכה, קחו הפסקות או הפסקות קפה (5-10 דקות בכל שעה). אם אתה צריך לקיים פגישת מידע, אפשרות אפשרית ללא פגישה קלאסית, כלומר בלי כיסאות.
שלב 6
משמעת את עובדי הארגון והופכת לחלק מהתרבות הארגונית ללוח זמנים של פגישות: מומלץ לקיים אותם ביום קבוע בשבוע ובשעה מסוימת (למשל ביום שישי בבוקר).
שלב 7
פגישות רציניות דורשות לעיתים קרובות בהירות: הדגמת טבלאות, דיאגרמות, הצגת חומרי וידיאו. רצוי שיהיה לוח לבן, טבלה, מסך לצרכים אלה.
