יש דעה לפגישה היא אירוע שניתן להכין באופן ספונטני. למעשה, צורה זו של אינטראקציה עסקית דורשת הכשרה מנהלית רצינית.
נושא הפגישה
את הסיבה לפגישה צריך לגבש היוזם. בשום פנים ואופן לא תמיד המשתתף החשוב ביותר בפגישה בתפקיד זה. בהתבסס על העובדה שישיבות יכולות להיות פנים-ארגוניות ובמעורבות של מגוון רחב של מוזמנים, חשוב להגדיר את הנושא בצורה כזו שתוכל למשוך את כל האנשים הדרושים לדיאלוג.
בדרך כלל, הגיבוש הטכני של הנושא מטופל על ידי הצוות המינהלי או ישירות על ידי מזכיר הפגישה. סדר היום של הפגישה נובע מהנושא הנתון. מסמך זה כולל את כל הנושאים המתוכננים לדיון. בהסכמה מוקדמת, לכל שאלה מוקצה דובר, שמוקצה לו מגבלת זמן לנאומו מבלי לקחת בחשבון את הדיון. תקופת הדיון נקבעת בסדר היום בנפרד.
להבנה טובה יותר של הנושאים, לא יהיה מיותר להכין מתן מידע הכולל הפניות קצרות, סטטיסטיקה או כל מידע אחר אחר. המזכירה מכינה חומרים כאלה עם כל דובר בנפרד.
השלב האחרון בהכנת התיעוד הוא פיתוח טיוטות החלטות בכל נושא. מסמך זה מייצג את הפתרונות המוצעים של הכתב על סמך הדיון. הם מקליטים את המשפטים האחרונים שהציגו הדוברים. אם המשתתפים אינם מסכימים עם האופציה בטיוטת ההחלטה, המסמך מתוקן על ידי המזכירה.
מוזמנים
סדר היום קובע במידה רבה את הרשימה המשוערת של אנשים שצריכים להיות מוזמנים להתייחס לנושאים שהועלו. לכן, דרך יצרנית היא להזמין אנשים בעלי נקודת מבט הפוכה עם הדובר. במקרה זה הפגישה משמשת "שולחן עגול" עבור הצדדים למצב השנוי במחלוקת.
משתתפי הפגישה מתבשרים על ידי כל שיטה זמינה - שיחת טלפון, דואר אלקטרוני או הזמנה אישית. יש להעביר את כל חבילת המסמכים מראש לכל האנשים המשתתפים בכדי שיהיה להם אפשרות להכיר את החומרים מראש.
ניהול פגישה
מזכירה חייבת להשתתף בפגישה. משימתו היא לערוך פרוטוקול בעקבות הדיון. בעריכת המסמך לא חשוב הדיוק המילולי של הקלטת הדיון, אלא שיקוף של נאומי מפתח והצעות ספציפיות.
על מנת לא לכלול פערים אפשריים, עדיף לתעד את מהלך הפגישה על דיקטפון. יש להודיע לכל המשתתפים על תחילת ההקלטה.
