מסמכים הנכנסים לארגון כפופים לחשבונאות. בדרך כלל רישום מכתבים נכנסים הוא המשימה של המשרד, אך בצוותים קטנים אחריות זו מוקצה לעיתים קרובות למזכירה. שיטת עיבוד ההתכתבות, ככלל, מתוארת בפירוט בהוראות הפנימיות לעבודה במשרד. אם הוא נעדר, בעת עיבוד מסמכים חדשים, עליך להקפיד על סדר פעולות מסוים.
נחוץ
- - יומן רישום התכתבות נכנסת;
- - חותמת "מכתב נכנס".
הוראות
שלב 1
לקבל ולמיין את ההתכתבות הנכנסת. יש לפתוח את כל המכתבים, למעט אלה עם סימן מיוחד, למשל, "באופן אישי למנהל" או "חסוי" וכו '. אל תמהרו לזרוק את המעטפה, בדקו תחילה אם כתובת החזרה מצוינת בטקסט. לרישום אין צורך במסמכים חשבונאיים (חשבוניות, חשבוניות), ברכות, חומרי פרסום.
שלב 2
הזן מידע על המכתבים שהתקבלו ביומן ההתכתבויות הנכנסות. זה יכול להיות אלקטרוני או מסורתי (נייר). בעת מילוי טפסים אלקטרוניים, פעל בהתאם להמלצות מפתחי התוכניות. מערכות מחשוב מקלות על עבודה פקידותית, עוזרות למצוא במהירות את המידע הדרוש לך. עם זאת, איחוד חשוב בהן, הקפדה על כללי הזנת המידע, אחרת המסמך עלול ללכת לאיבוד במסד הנתונים.
שלב 3
קנו ספר יומן מסורתי בבית דפוס או ארגנו אותו בעצמכם במחברת A4. הדרישה העיקרית לכך היא קלות חיפוש, בהירות ודיוק מילוי. נוח לנהל יומן בצורת טבלה עם העמודות הבאות: 1. תאריך רישום. שקול מכתבים נכנסים ביום הקבלה ובערב הגש אותם למנהל לבדיקה, אלא אם כן הארגון נקט נוהל אחר; מספר רישום. מאפיין מסמכים זה מורכב ממספר התיק "מסמכים נכנסים" (לפי המינוח המאושר לענייני הארגון) ומהמספר הסידורי (מתחילת השנה הקלנדרית) של המכתב שהתקבל. לדוגמא, "מס '01-12-273", כאשר 01-12 הוא מספר המינוח של המקרה, 273 הוא המספר הייחודי של האות. כל ההתכתבויות שהתקבלו נרשמות פעם אחת, ללא קשר למספר העותקים שהתקבלו מאוחר יותר, כולל אלקטרוניים; 3. מחבר המכתב (ארגון, יחיד), למשל, "Vstrecha LLC" או "הממשל האזורי, סגן ראש V. S. Sidorov" וכו '4. נושא המסמך. תוכלו למלא עמודה זו במידע מכותרת המכתב או לנסח בקצרה את הרעיון המרכזי לאחר קריאתו. כתבו בצורה כזו שבהמשך תוכלו לזכור בקלות איזה מסמך מדובר ולהסביר אותו לעמיתיכם. לדוגמא, "על כריתת חוזה לשירותי הובלה" או "על מסירת מידע על מס הכנסה לפני 12.12.2011" וכו '; 5. מוציא להורג. מלא את התיבה לאחר קבלת אשרת המנהל. הזן את שם האדם שיכין את התגובה. שימו לב לתאריך היעד כאן. הדגיש או הדגיש את תאריך התשובה למכתב הדחוף. הערות. כאן תוכלו לרשום הערות על מילוי הזמנת המנהל, או לציין נוכחות של קבצים מצורפים חשובים למכתב, או לסמן את מספר העותקים שיש לעובדים בעבודה.
שלב 4
השלם את הטבלה כראות עיניך. לדוגמא, מחשש לבטיחות המסמכים, בחר בתיבה לחתימת הקבלן בעת קבלת המכתב. עם זאת, אל תעמיס על היומן ועל עצמך רישומים מילוליים מדי. המסמך מכיל את כל המידע הדרוש, טפסי רישום רק עוזרים להתחקות אחר שלב העבודה עליו.
שלב 5
שים חותמת מיוחדת על כל האותיות, המציינת את סוג ההתכתבויות - "נכנס". ההדפסה צריכה להיות בפינה הימנית התחתונה של העמוד הראשון של המסמך. וודא שההדפסה לא חופפת את הטקסט. הזן את המספר הסידורי ותאריך הקבלה בשורת ההדפסה באופן ידני.
