בתהליך העבודה והכנת המסמכים מוקצה לאישורם תפקיד חשוב, שיכול להיות פנימי, כאשר המסמכים מאושרים על ידי מחלקות הארגון עצמו או חיצוני, הקשורים לאישור מסמכים על ידי מוסדות אחרים. מסמך מוסכם כהלכה נותן את הזכות לנקוט בפעולות שנקבעו בחוקים, בנורמות ובכללים. מסמכים שעברו את הליך האישור אטומים או מוטבעים.
הוראות
שלב 1
בעבודה כשכיר בארגון, שאחריותו כוללת אישור פנימי וחיצוני של מסמכים, יש צורך במידע ברור לגבי אילו מחלקות החברה אחראיות לאישורן.
שלב 2
ערכו רשימה של מסמכים שיהיה צורך לאשר אותם במהלך כל תקופת העבודה. היו ברורים לגבי המחלקות האחראיות לאישורן. הכינו טבלה שתציין את סוגי המסמכים הכפופים לאישור חובה, מחלקות האחראיות לביצוע עבודות אלה, תפקידים, שמות משפחה, שמות, פטרונים של עובדים, הטלפונים שלהם וכתובות הדואר האלקטרוני.
שלב 3
החליטו על המסמך שצריך לאשר. הכינו תוכנית שתציין את סדר פניה למחלקות בארגון שלכם. גלה את המועדים לסיום העבודה על ידי שיחה עם כל עובד בכל חטיבות החברה האחראיות לאישור המסמך.
שלב 4
יש לשים לב היטב לתנאי האישור של המסמך, להגיב במהירות לכל שינוי שנעשה בו עובד במחלקה. אם יש לך ספק לגבי העריכות שבוצעו במסמך, הקפד להתייעץ עם המומחים בארגון, ולהבהיר את כל הניואנסים. זה יעזור להפחית את זמן האישור בעתיד ויאפשר לך לערוך את המסמך באופן חוקי.
שלב 5
בכל מחלקה בארגון, לאחר שעבר הליך האישור, מוצגת אשרה על המסמך. זה יכול להיות חותמת מחלקה או חותמת "מאושרת" עם ציון מיקום העובד, שמו וחתימתו. וודאו שכל עובד האחראי על אישור המסמך חותם עליו כהלכה. אחרת, ראש הארגון לא יחתום עליו.
שלב 6
הקישור האחרון לאישור המסמך הוא ראש המיזם. המסמך נחשב כמוסכם כחוק רק אם חתום על ידי ההנהלה, עובדי כל המחלקות, חותם או חותמת של הארגון.
שלב 7
כאשר תיאום חיצוני של מסמכים הדורשים את אישורם על ידי מוסדות שונים, עיין ברשימת הארגונים אליהם עליך לפנות. גלה מידע מפורט אודות המחלקות, עובדיהם המעורבים בתיאום. התקשר אליהם או שלח דואר אלקטרוני עם ציון רשימת המסמכים הנדרשת. מסכים על זמן פגישה.
שלב 8
הכן רשימת נושאים הקשורים למועד האישור והליך ביצוע השינויים לעובד המוסד העוסק באישור מסמכים חיצוני. הצהרה רשמית בצורה הקבועה, המציינת את רשימת המסמכים עליהם יוסכם. שלוט בתזמון אישור המסמכים ובנכונות ביצועם.
