הנהלת חשבונות להסדרים עם נושים וחייבים היא אחד התחומים המרכזיים בעבודת שירות הנהלת החשבונות של כל ארגון. פעולת הפיוס של הסדרים הדדיים היא מסמך חשבונאי ראשי המשמש צדדים נגדי לבקרת מילוי התחייבויות הדדיות. הוא נערך בצורה של מרשם המכיל את כל הפעולות למשלוח סחורות, אספקת עבודה ושירותים ותשלומם לפרק זמן מסוים.
צורת המעשה אינה קבועה ברמת החקיקה, ולכן לכל מפעל, בכפוף לכל הדרישות להכנת מסמכים ראשוניים, הזכות לפתח גרסה משלו של המעשה. מסמך שנערך על ידי אחד הצדדים להסכם בשכפול ונחתם על ידי גורם מוסמך נשלח לצד שכנגד, במקרה של הסכמה עם נכונות ההסדרים ההדדיים, מאשר אותו בחתימה ושולח עותק אחד בחזרה.
אם קיימים פערים, לצד השני יש את הזכות לחתום על מעשה, המעיד על אי דיוקים בחשבונאות, או לצרף למסמך פנקס הסדרים משלו. משמעות סירוב לחתום על המעשה היא כי החייב אינו מכיר בקיומן של התחייבויות כלפי הצד שכנגד.
מומלץ בחום להשאיר את דו ח הפיוס במקרים בהם הצדדים משתפים פעולה באופן שוטף ומתכננים לחדש את ההסכמים הקיימים בעתיד ולסכם אליהם הסכמים נוספים. מסמך זה נדרש גם במצבים בהם עלות מוצר, עבודה או שירות גבוהה, והמוכר מספק תשלום נדחה.
אם לצדדים להסכם יש חובות הדדיות זה כלפי זה, לאחר שביצעו פעולת פיוס לאישורם, הם יכולים לקזז אותם. בנוסף, קיומו של רישום של התחייבויות הדדיות העומד בפניו יחסוך זמן בחיפוש אחר מסמכים ראשוניים אם יש צורך בבירור ההסדרים בין הצדדים הנגדיים. דוחות ההתאמה שנחתמו על ידי הצדדים הם גם אישור ליתרות חשבונות חייבים וניתנים לתשלום בסוף תקופת הדיווח ובתחילת התקופה הבאה בעת עריכת דוחות כספיים.
למרות העובדה שדוח הפיוס אינו יכול לשמש בבית המשפט כראיה לעסקה ולקיומו של חוב מכוחו, ניתן להשתמש בו להארכת תקופת ההתיישנות ולהגדלת הסיכויים לגביית חובות. לאחר שיש בידו מעשה פיוס חתום, שמשמעותו למעשה שהצד שכנגד מכיר בחובו, הנושה מגדיל את התקופה בה הוא יכול לתבוע את החייב בגין תשלום כספים. במקרה זה, חשוב מאוד לבדוק האם סמכות האדם שחתימתו על המסמך תקפה.
