סדר היום הוא השלד של פגישה או פגישה. זה נקבע בו הנושאים העיקריים לדיון ואזורי הדיון העיקריים. הוא קובע את סדר המפגש, ממקד את תשומת לב המשתתפים בשיחה מקצועית, אינו מאפשר לדיון להתפתח לחילופי דעות כאוטי.
הוראות
שלב 1
התחל להכין את סדר היום ברגע שההנהלה החליטה על מועד ונושא הפגישה. חם על העקבים, יהיה לך קל יותר לנסח את הנקודות שלו. בנוסף, יהיה לך מספיק זמן לתקן את האפשרות הראשונה אם המנהל רוצה לתקן.
שלב 2
הדגש את ההיבטים העיקריים והקטנים של נושא הפגישה. אל תעמיסו על סדר היום נושאים קטנים הניתנים לפתרון באופן שגרתי. האפשרות הטובה ביותר היא לכלול 1-2 נקודות משמעותיות, שבדיון בהן רוב הצוות מעוניין, ולהשאיר זמן לפתרון מהיר של נושאים פחות חשובים, כולל אלו שעלו במהלך הפגישה.
שלב 3
גיבשו את סעיפי סדר היום. הימנע ממשפטים מעורפלים או מעורפלים. הפוך את הפריטים שעל סדר היום שלך ספציפיים ככל האפשר. לאחר קריאתם, על משתתף הפגישה להבין בקלות את מהות הבעיה ואת מטרת הדיון בה. אם יש לך קשיים, פנה לעזרה ממומחה שיישא נאום מרכזי בנושא זה.
שלב 4
כל פריט צריך להתחיל במילת היחס "בערך" או "בערך": "ביוזמת מחלקת המכירות לקיים יום ניקיון" או "על חלוקה מחדש של פונקציות בין מחלקת השיווק לשירות העיתונות" וכו '. אם יובא לדיון מסמך רגולטורי כלשהו, הסעיף יכול להישמע כך: "על אישור אמנת המיזם" או "על תיקונים לתיאורי התפקיד של צוות המזכירות" וכו '. לשאלות אינפורמטיביות שאינן דורשות דיון, אנא ספק הסבר מתאים בסוגריים או מופרדים על ידי נקודתיים. לדוגמא, "על תחומים מבטיחים של הוצאת ספרים: דו"ח של סגן המנכ"ל על נסיעת עסקים לסמינר."
שלב 5
בנה את סדר היום שלך. בפועל, ישנן שתי דרכים לסדר שאלות: מהחשובות ביותר לחשובות פחות ומקטנות למשמעותיות. לכל אפשרות יש את ההיבטים החיוביים שלה. במקרה הראשון, הסוגיות העיקריות נשקלות בתחילת הפגישה. העובדים פעילים יותר, העייפות עדיין לא משפיעה עליהם. אך הדיון בשאלה הראשונה עשוי להימשך, לא יישאר זמן לפתרון בעיות קלות, אך חשובות. אם הפגישה מתחילה בנקודות פחות חשובות, העובדים מצטרפים בהדרגה למקצב וכשמכריזים על הנושא המרכזי, הם מוגדרים לחלוטין לדיאלוג בונה.
שלב 6
הדפיסו את סדר היום בהתאם לדרישות הפקידות של הארגון שלכם. בנוסף לשאלות לדיון בפועל, ציין את התאריך, השעה, מיקום הפגישה, הדוברים המרכזיים, המשתתפים והמומחים שהוזמנו. אשר את המסמך עם ראש הארגון. תצרף את סדר היום המקורי בהמשך לפרוטוקול הישיבה. על סמך סדר היום שאושר הכינו עלון או הודעות לעובדים.
