לארגונים רבים יש דרישות מחמירות לארגון מסמכים ויצירת ארכיונים. יש צורך להבטיח את בטיחות המקרים ולבודד אותם מעיניים סקרניות. כל פקיד של החברה חייב להיות מסוגל להבהב קבצים ולעשות זאת בקפדנות ובדיוק רב ביותר.
נחוץ
- - תיאור משרה
- - סמל נייר מכתבים או מכונת כריכת ספרים
- - חוט או חוט חזק
- - מחט תפירה
- - דבק נייר מכתבים
- נייר לבן
- - מספריים
- - סרגל
- עט
- - חותם (איטום שעווה במידת הצורך)
הוראות
שלב 1
עליך להבהב תיקים בהתאם לתיאור התפקיד שלך. בכל מקרה, עבודה זו בכל החברות מתבצעת על פי עקרונות כלליים. ראשית, עליך למספר כל מסמך לפי הסדר. זכור להסיר את כל מהדקי הנייר, סיכות המתכת וסיכות הבטיחות מהניירות.
שלב 2
התחל לתפור את המארז כך שניתן יהיה לקרוא את הסדינים באופן חופשי. לשם כך, צרו ארבעה חורים אנכיים עם סוכך משרדי במרכז השוליים השמאליים של המסמכים. המרחק בין החורים חייב להיות לפחות שלושה סנטימטרים. נוח להשתמש במכונה שולחנית מיוחדת לתפירה וכריכה של מסמכי A-4. בעזרתו לא יהיה קשה ליצור את התיקיות הדרושות - הוא יכול לקדוח מיד בערימת נייר בעובי של 10 ס מ.
שלב 3
השתמש במחט תפירה מיוחדת לשרוך מסמכים, כמו גם בחוטי בנק או חוטי ניילון חזקים. כמוצא אחרון, אתה יכול לקפל חוטים רגילים מספר פעמים. בדרך כלל, המסמכים נתפרים פעמיים ברציפות כך שהיריעות מחוברות בצורה מאובטחת יותר. זה חשוב במיוחד אם מכינים את התיק לארכיון נצחי.
שלב 4
השאירו את הקצוות הרופפים בחוט או בחוט כ- 6 ס מ. יהיה צורך למשוך אותם דרך החור המרכזי בצד הלא נכון של המסמך האחרון ולקשור אותם היטב בקשר.
שלב 5
מדביקים את הקשר ואת קצות החוטים במעגל (בקוטר של כ -4 ס"מ) או בריבוע (4 על 5 ס"מ) עם דבק משרדי. יש לחתוך את הדמות מנייר לבן עבה.
שלב 6
הנח את החותם כך שהוא חופף חלקית את תווית הנייר וקצה אחד חופף את הגיליון האחרון של המארז המהודק. אתה יכול גם למלא את המקום הזה בשעוות איטום.
שלב 7
המתן עד שהדבק יבש לחלוטין. ואז, ישירות מתחת לחותם, ציין את מספר הגיליונות בתיק והניח את חתימתו של הפקיד. הוסף מכתב אישור וציין את תאריך האישור. העתקות של מסמכים ממספר גיליונות מוגשות גם כן, בעוד שיש צורך לשים חותמת עם חתימה, תאריך והכיתוב "העתק נכון".
שלב 8
קשר את התיק לאחסון זמני בכריכה רכה, ואת המסמכים לארכיון הקבוע לכריכה קשה. ציין את המועדים בתיק התפור.
