מנהל יחסי ציבור חייב להיות בקיא בתפקידו. זה מסביר את הצורך לקיים ארכיונים של מידע חשוב, המכונים תיקי עיתונות או תיקי מדיה.
ארכיב מנהל יחסי ציבור
נאסף מסמך עיתונאי לכל ידיעות, אנשים ואירועים חשובים המשפיעים באופן ישיר או עקיף על המוניטין של הארגון.
זה אופטימלי לשמור ארונות תיוק נפרדים על פי:
- אירועים קבועים וחד פעמיים: תערוכות, סמינרים, שולחנות עגולים, פגישות וארוחות עסקיות;
- אנשי מפתח, מובילי דעה, בעלי ברית בעמדת הארגון ומתנגדיו;
- נושאים המכוסים באופן שוטף על ידי שירות יחסי הציבור. חשוב לאסוף לא רק את החומרים של הארגון עצמו, אלא גם תגובה ציבורית, חומרי עריכה, הערות מומחים וכו '.
- מדיה בתעשייה ועיתונאים.
תיק העיתונות, כמו כל ארכיון, צריך להיות בסיס מידע דינמי בו המידע מתעדכן באופן שוטף ומידע טרי נאסף בקפידה.
טכניקת איסוף
בצד הטכני, ניתן להדפיס את תיק העיתונות או להיות אלקטרוני. לרוב, כדי למזער את העבודה בתיק העיתונות, מותר לקבל שתי אפשרויות ארכיב משלימות.
תיק העיתונות כולל פרסומים בתקשורת, חומרים של שירות יחסי ציבור. לאנשים, ביוגרפיות, תמונות, נתונים אישיים (באישור האדם), משתמשים בפרטי קשר אישיים וטלפונים של עוזרים. חשוב להרכיב את תיק העיתונות לאירועים מתוכניות האירוע, החלטות, מסירת משתתפים ואנשי קשר של המארגנים.
מקום מיוחד בתיק העיתונאים תופס מידע על התקשורת והעיתונאים. מומחה יחסי ציבור חייב לתאר תיאור מפורט של כל מדיה מיוחדת, ללא קשר לשאלה האם הארגון מתקשר כעת עם מערכת המערכת או לא. הנתונים הגולמיים צריכים לכלול מידע על תפוצה (אם מדובר בפרסום מודפס), נוכחות (למשאבי אינטרנט), מידע על המייסדים, המנכ ל, העורך ועיתונאי התעשייה.
תאריכי הלידה של כל השותפים לתקשורת, ללא קשר לתפקיד שהם תופסים בהיררכיית העריכה, לעולם לא יהיו מיותרים. עובד רגיל וראש תאגיד תקשורת ישמח באותה מידה אם שירות יחסי הציבור של ארגון ידידותי יברך אותם עם גלויה קטנה או זר פרחים שופע. המידע על עיתונאים מוגבל בצורה הטובה ביותר ליכולות המידע של הארגון. אם שירות היח צ הכין והעביר לידי הכתב אנליסט בארגון להכנת החומר, עליך להשאיר חותם על כך בתיק העיתונאים. זה יקל על ידיעת נקודת המוצא של מודעות בקרב עמיתים עם קשר חוזר.
מילוי התיק העיתונאי קשור ישירות למידת ניתוח יחסי הציבור של התקשורת. ברגע שמופיע מאמר חדש בנושא הקרוב לפעילות ארגון מנהל יחסי הציבור, יש לכלול אותו בתיק העיתונאים. אתה צריך לעשות עם סיפורי וידאו, עמודות מחברים, רשומות של בלוגרים סמכותיים ומידע אחר.
גישה לתיק העיתונות
אם נוצר תיק עיתונות לאורך תקופה ארוכה, לעתים קרובות, בנוסף למידע ממקורות פתוחים, מופיע בו מה שמכונה מקורב. מידע פנימי נקרא בדרך כלל מידע המתקבל ממקורות לא רשמיים שטרם אושרו בפומבי. נציגים רשמיים של ארגונים יכולים לשמור מידע כזה בסטטוס "אין תגובה" במשך זמן רב, לכן, פעם אחת בתיק העיתונות, על מנהל יח"צ לזכור את הצורך להגביל את הגישה לארכיון עבור צדדים שלישיים.
תמריץ נוסף להגבלת הגישה לתיקי העיתונות הוא נתונים אישיים, אשר לעיתים משלימים מידע על אנשים.חשוב לזכור זאת בפנייה לעובדים אחרים בארגון, למומחי יחסי ציבור של ארגונים אחרים ולבעלי עניין אחרים. תיק העיתונות מפותח בעיקר לשימוש פנימי בארגון.
זה גם מסביר את הצורך להתקין מערכות אבטחה נוספות כדי למנוע דליפת מידע. חשוב לאסוף חומרי נייר בתיקיות, הגישה אליהן צריכה להיות מוגבלת לחלוטין. מאגרי מידע אלקטרוניים צריכים להיות זמינים לעובדי מחלקת יחסי הציבור, על פי בקשה - להנהלת הארגון, אך סגורים למגוון רחב של מידע ארגוני.
