היחידה לאינטראקציה עם התקשורת לא תמיד כלולה במבנה הארגוני של הארגון. הנכונות לעבוד במרחב התקשורתי באה עם התפתחות הארגון. במקרים כאלה על מזכיר העיתונות השכור לארגן את שירות העיתונות מאפס ולקבוע את עבודתו השיטתית.
אם הארגון מעולם לא עבד בעבר בתחום התקשורת, האוצר החדש של שירות העיתונות שנשכר לאחרונה צריך לעבור הכשרה רצינית בתחומים הבאים:
- מבחר רמקולים מרכזיים;
- הקמת עבודה עם יחידות מבניות למתן מידע המתאים לפרסום בתקשורת;
- ציוד טכני של שירות העיתונות ותוכנית התקשורת הראשונה
מהניהול לתקשורת
כל אחת מהנקודות המיועדות עשויה לקחת זמן משמעותי להטמעה מלאה. עם זאת, אם אנחנו מדברים על סדרי עדיפויות, אז העיקר צריך להיות חיפוש אחר דוברי המפתח של הארגון. כדי למשוך את המדיה ולגרום להם לראות לא רק מפרסם בארגון, אלא גם מודיע, יהיה צורך לעבוד עם מנהיגי הארגון. ביניהם - המנכ ל, לשכת הסגנים, ראשי מחלקות ומחלקות באזורים. אנשים אלה צריכים להבין בבירור את הצורך לתקשר עם התקשורת, להבין את החשיבות של כל תגובה ועבודה שיטתית בכלל בתחום זה.
לעתים קרובות, אפילו המתעניין ביותר בפעילות תקשורתית, הדובר מרגיש מסורבל ונבוך בתקשורת עם עיתונאים. הסרת חסמים אלה היא משימתו של אוצר שירות העיתונות. ניתן לעשות זאת על ידי הדגמת מסמך עיתונאי עם דוגמאות להופעות הפומביות הטובות ביותר של אנשי תקשורת ידועים כבר.
מודיעים פנימיים
בנוסף להנהלה, יש ליידע את כל ראשי המחלקות והמחלקות לגבי יעדי המדיה והיעדים של החברה. עדיף לעשות זאת במהלך הפגישה הבאה, במהלכה ההנהלה צריכה להגדיר את המשימה לספק מידע מלא לשירות העיתונות. על כל חברי הצוות להבין כי אחריות זו אינה גחמה של מזכירת העיתונות, אלא משימה אסטרטגית חדשה של ההנהלה.
כדי ליצור אינטראקציה פרודוקטיבית עם המחלקות, יש צורך, בלי להמתין למסירת מידע, לנסות לשקוע בעבודתם מבפנים. דיווחים רבעוניים של מחלקות, תקשורת עם ההנהלה ומנהלים ישירים יעזרו בכך. להיות חברים עם כולם ולהיות פתוח למידע חדש הוא אחד המפתחות לעבודה יעילה של שירות העיתונות.
בתהליך העבודה עם פלחים מסוימים בחברה, יתכן שיהיה קשה לספק מידע באופן שוטף. לעתים קרובות זה נובע מהעסקת מומחי מחלקות בקו העבודה הישיר. זה לא פרודוקטיבי להסתיר טינה על כך שעמיתים מחשיבים את משימות המידע של החברה מתחת לאחריות העיקרית. לכן כדאי להעלות את הנושא של יצירת תקנות פנימיות למסירת מידע בתדירות מסוימת. וכדי שקשרי תאגידים פנימיים לא יסבלו מכך, על מזכיר העיתונאים לפנות ישירות להנהלת המחלקה בבקשה לספק גישה ישירה למידע לצורך עיבודו, כדי לא להעמיס את עובדי המחלקה בעבודה. בדרך כלל מנהלים מברכים על יוזמות אלה.
הצעד הראשון לפרסום
לאחר סיום ההכנה הפנימית מתחיל שלב ההגעה לרמה הציבורית. זה ידרוש מחקר של מדיה המונית, שעלולה להפוך לפלטפורמות מדיה לפרסום מידע על החברה. בהתאם למטרות האסטרטגיות, מזכיר העיתונות לא צריך להיות מוגבל לפרסומים מיוחדים.בין שותפי המידע הפוטנציאליים ניתן לכלול בבטחה סוכנויות חדשות ברמה המקומית, האזורית והפדרלית, טלוויזיה, רדיו וכו '.
אל תזלזלו בפלטפורמות, שלמרות שאין להן מעמד של אמצעי תקשורת, הן לרוב עולות על קולגות המידע שלהן ביעילות. מדובר בבלוגרים, קבוצות וקהילות ברשתות חברתיות, באתרי מידע וכו '.
לא יהיה מיותר לחשוב על פעילות החברה ברשתות חברתיות ללא מתווכים. איש אינו יכול להתמודד עם משימה זו טוב יותר ממרכז עיתונאים, המכיר את עבודת החברה מבפנים ומבחוץ.
במקביל לעבודת ההכנה יצטרך מזכיר העיתונאים לערוך רשימה של האמצעים הטכניים הדרושים לעבודה. בנוסף לסט הציוד הסטנדרטי של המשרד, מדובר במצלמה, מקליט קול, כוננים קשיחים לאחסון חומרים.
יש לתכנן את תוכנית התקשורת הראשונה - אסטרטגיית הפרסום של החברה לעתיד הקרוב - מתוך ציפייה שהתקשורת תיזהר ממידע ממקור שלא היה ידוע בעבר. זה עשוי להסביר בהתחלה מספר רב של פרסומים על בסיס מסחרי. יש להסכים עם ההנהלה הבכירה על פרטי הסיום.
