כאשר יש יותר מדי מסמכים שנצברו, והם נמצאים בערימה אחת, יכול להיות קשה להבין מה מתייחס למה. למצוא את המסמך הנכון קשה עוד יותר. כדי לפתור בעיה זו, עליך לארגן את המסמכים שלך. השיטה המתוארת מתאימה לא רק לארגון מסמכים על נייר, היא ישימה בהחלט למסמכים בצורה אלקטרונית, כמובן, עם הנחות קלות.
הוראות
שלב 1
ארגון המסמכים שלך קל, גם אם ישנם רבים מדי. עברו על כל המסמכים הזמינים והכינו רשימה של הקטגוריות לפיהן תוכלו למיין אותם. קבע אם יהיו קטגוריות משנה ברשימה זו. לדוגמא, בקטגוריה הכללית של חוזים ניתן להבחין בין חוזים לאספקה, למתן שירותים. בין ההזמנות, הדגש את ההזמנות הכלליות הנוגעות לפעילות החברה והזמנות כוח האדם.
שלב 2
לאחר השלמת רשימת הקטגוריות, קבע כיצד ואיפה תמקם את המסמכים. מסכים עם ההנהלה בעלויות הרכישה של ציוד משרדי (תיקיות, קבצים, מדבקות צבעוניות), כי מיון והפצת מסמכים נעים יותר אם אינך צריך להתעסק בתיקיות מתפוררות ישנות.
שלב 3
ממיין את המסמכים הזמינים לפי הרשימה שקיבלת. הניחו אותם בערימות נפרדות. במידת הצורך, כתוב עליהם בעיפרון או הדביק מדבקה (כדי לא להתבלבל בתהליך המיון).
שלב 4
הערך אם מסמכים מקטגוריה אחת (תת קטגוריה) ישתלבו בתיקיה ותגיש אותם. עדיף לארגן מסמכים לפי תאריך הכנתם. ככלל, בעבודה היומיומית, המסמכים מוגשים כפי שהם נוצרים, עם המסמכים האחרונים בראשם. בעת העברת תיקים לארכיון, הסדר משתנה (בחלקו העליון נמצא המסמך המוקדם ביותר, בתחתיתו - האחרון עד תאריך היצירה).
שלב 5
אם אתה מגיש מסמכים משנים שונות לאותה תיקייה, הפרד ויזואלית שנה אחת מהשנה בעזרת מדבקה צבעונית או גיליון גדול יותר. סימניות כאלה מקלות על מציאת המסמך הרצוי בעתיד.
שלב 6
ערוך קובץ מצורף למסמך הבא.
שלב 7
במידת הצורך, ערוך רישום של כל התיקיות עם המסמכים, המציין את תוכן כל תיקיה, תאריך היווצרותה וסיום התחזוקה, מיקום האחסון וכן הלאה. סדרו את התיקיות כך שיהיה נוח להשתמש בהן ולא תצטרכו "לפרוץ" אליהן דרך טון של נייר פסולת.
