נוכחות של חותם על מסמך מעידה על חשיבותו, אותנטיותו ומעמדו הרשמי. עם זאת, במהלך פעילותם של ארגונים, מדי פעם עולות שאלות בנוגע לאן ואיזה סוג חותם יש לשים.
קודם כל, הכללים להדבקה של חותם תלויים בסוג ובאביזר. לפיכך, החותם הרשמי עם דמותו של נשר דו ראשי מונח על מסמכי מוסדות המדינה. ארגונים מסחריים ויזמים בודדים מאשרים מסמכים עם חותמת סטנדרטית עגולה המכילה את השם (שם משפחה, שם פרטי ופטרונימי), נתוני רישום, ואם תרצה בכך, לוגו החברה. מסמכים, כריתת חוזים, ביצוע צווי תשלום וצ'קים, רשמי מכתבים, ייפוי סמכויות וכו ', אתה יכול להכין כאלה נוספים: לבירורים, מסמכים פיננסיים, מחלקת משאבי אנוש. יחד עם זאת, יש לציין את מטרתם על גבי ההטבעה. החותם הראשי מאשר את חתימותיהם של הראשונים - דירקטורים וסגניהם, ואת הנוספים הנוספים - עובדי השירותים הרלוונטיים (הנהלת חשבונות, מחלקת כוח אדם וכו '). יש להדביק את החותם באופן שתופס חלקית את כותרת המעמד של מי שחתם על המסמך, ופרטי החתימה והחותם נראים בבירור. המערכת הממלכתית של תמיכת תיעוד לניהול (GSDOU), שאושרה בצו של ה- Glavarchive של ברית המועצות ב- 23 במאי 1988, קובעת רשימה של מסמכים עליהם מוטלת החותם הראשי או הרשמי. אין מהדורה חדשה יותר, אך כפי שהיא מוחלת על הרגע הנוכחי היא נראית כך: - מעשים; - ייפוי סמכויות; - חוזים; - מסקנות, ביקורות; - בקשות (למכתב אשראי; על סירוב לקבלה, תביעות וכו '); - אישורי נסיעות; - דוגמאות של רשמי חותמות וחתימות; - מכתבים; - צווי תשלום, בקשות, המחאות, להעברת מטבע וכו '; - תקנות על הארגון; - רישומים; - אומדני עלות; - הסכמים; - אישורים (ארכיון, מגבלה, על תשלום סכומי ביטוח, וכדומה); - מפרטים; - רשימות כותרות; - אישורים; - תקנון של ארגונים; - טבלאות כוח אדם. על מנת לא לכלול אי הבנות אפשריות בשימוש בחותמות, מומלץ לארגונים לקבוע את רשימת המסמכים עצמם, כמו גם את רשימת אנשים ודוגמאות חתימות הדורשות חותמת הסמכה. בנוסף, ישנם טפסים מאוחדים של מסמכים עם "M. P." הנדרש. - מקום הדפסה. במקרים כאלה, בדרך כלל אין שאלות היכן לשים את החותם, אך יש להקפיד על כלל כללי: על ההדפס להיות ברור וקריא.
