סילוק מסמכים הוא תהליך מורכב מאוד וגוזל זמן. ככלל, הרבה מסמכים מצטברים בארכיוני הארגונים, אשר לאחר תום תקופת ההתיישנות, עליהם להיפטר, כלומר להשמידם. חשוב מאוד למלא נכון את כל התיעוד הקשור להרס הארכיון. אחד המסמכים העיקריים הוא המעשה.
הוראות
שלב 1
ראשית, יש לציין שלפני השמדת מסמכים, עליכם לבצע מלאי עליהם, כלומר לבדוק שוב את כל התאריכים, הזמינות והסודיות. ישנם מסמכים שצריך לא רק לזרוק, אלא לשרוף (או להשמיד אותם במגרסה), כדי לא לחשוף סודות מסחריים.
שלב 2
הקפידו לערוך מלאי של התיעוד שיש להיפטר ממנו. כמו כן, על פי צו, למנות את האנשים שייכללו בוועדת המומחים. ביניהם, בחר את היו ר האחראי על העברת המסמכים למחלקת הנהלת חשבונות.
שלב 3
לפעולה עצמה בנושא סילוק מסמכים שחלפו תקופת ההתיישנות אין טופס מאוחד. לכן, אתה יכול לחבר אותו בכל צורה שהיא.
שלב 4
ראשית, ציין את פרטי הארגון, הם יכולים להיות ממוקמים גם בפינה הימנית העליונה וגם בשמאל. כאן ציין את שם הארגון על פי המסמכים המרכיבים, היחידה המבנית, פרטי הבנק, כתובת ואנשי קשר.
שלב 5
מעט למטה מימין, כתוב "אני מאשר", למטה ציין את המנהל והשאיר את השדה תחת חתימתו ותאריך ההידור.
שלב 6
למטה, במרכז, כתוב "לפעול על הקצאתם והשמדתם של מסמכים שפג תוקפם." לאחר מכן, בשורה למטה, ציין את הבסיס, כלומר את סדר הראש (סדר). לאחר מכן רשום את אנשי ועדת המומחים וציין את שמותיהם ועמדותיהם.
שלב 7
ואז כתוב משהו כזה: "ועדת המומחים, בהנחיית (רשימה, מלאי), הקצתה מסמכים להשמדה שאיבדו את תקופת ההתיישנות." לאחר מכן, ציין את הנתונים בצורה של טבלה, שאמורה להכיל עמודות כגון מספר סידורי, תאריך מסמך, כותרת, הסבר, מספר מסמכים, מספר מסמך במלאי (רשימה).
שלב 8
לאחר הטבלה, סיכום, כלומר ציין את מספר המסמכים שיש למחזר. יתר על כן, על כל חברי הוועדה לחתום על המעשה. ועל היושב ראש לחתום כי המסמכים במלואם יועברו למיחזור. בסוף, שמים את תאריך ההידור וחותמים הכל בחותמת הכחול של הארגון.
